Fast prosessmodell for implementering

Erfaringen vår sier at implementeringen av TimeLog Project følger fire faser.

TimeLogs konsulentavdeling, Professional Services, bruker en fastlagt modell for å understøtte valg, konfigurering og implementering av forskjellige prosesser i TimeLog Project. Modellen er gyldig for de fleste typer forretningssystem – og ikke kun for TimeLog Project.

De fire fasene – som er vist i modellen ovenfor – er kort beskrevet nedenfor. For hver enkelt fase har vi målrettede workshops, som Professional Services har gode erfaringer med.

Trinn 1

Identifisering og valg

I den første fasen bestemmer firmaet seg for hvilket IT-system de skal bruke, og hvilke prosesser systemet skal dekke over.

Større bedrifter utarbeider som regel en business case, og en ramme for senere ROI-beregninger. Som regel er organisasjonen gjennom flere produktpresentasjoner, og har en dialog kjørende med flere aktuelle IT-leverandører.

Trinn 2

Konfigurasjon

I andre fase konfigureres TimeLog Project gjennom Workshop 1, slik at systemet passer til firmaets prosesser.

Lanseringen planlegges, og medarbeiderne blir undervist i å bruke TimeLog Project i Workshop 2. Her fokuserer vi spesielt på at prosjektledere og økonomimedarbeidere blir kjent med TimeLog Projects oppbygging og bruk. For komplekse løsninger utarbeider vi et spesielt tilrettelagt treningsforløp.

I denne fasen begynner organisasjonen ofte å stille spørsmål til effektiviteten av eksisterende forretningsprosesser. TimeLogs konsulenter kan hjelpe ved å engasjere seg i arbeidet med å kartlegge og optimere forretningsprosessene i firmaet.

Trinn 3

Lansering og drift

I tredje fase blir TimeLog Project satt i produksjon. De første par ukene oppstår det som regel en del spørsmål, og systemet skal ofte gjennom små tilpassinger.

I denne fasen svarer Professional Services ofte på spørsmål, og hjelper til med å optimere systemet. Ofte vil dette foregå gjennom TimeLogs supportavdeling, som svarer på brukerspørsmål.

I noen tilfeller kommer Professional Services ut, og arrangerer en kick-off for alle medarbeiderne.

Trinn 4

Forankring og vekst

Organisasjonen går inn i siste fase etter en lengre periode med drift. Det er vanlig at organisasjonen nå ønsker å bruke nye muligheter i TimeLog Project, aktivere flere moduler, eller å optimere utbyttet av å bruke TimeLog Project.

I denne fasen tilbyr Professional Service Workshop 3, som fokuserer på å optimere systemet i forhold til organisasjonens oppbygning og behov. Ofte aktiverer man nye verktøy eller moduler etter denne workshoppen.