TimeLog Nyheter

Lær TimeLog Project bedre å kjenne

Jakob Mikkelsen — Thu, 26 Jan 2012 00:00:00 GMT

I de siste par årene har vi prøvd å samle så mye opplærings- og hjelpemateriale på TimeLog online som mulig. Målet er å gjøre det så enkelt som mulig for brukerne å forstå systemet. Om du er ny medarbeider i en bedrift som bruker TimeLog Project eller om dere er i gang med å implementere nye prosesser, så skal det finnes noe som passer deg.

Her er en liten oversikt over de forskjellig typene materiale:

Online Webinarer

Kobl deg på et av våre online møter - webinarer. Vi har hver måned webinarer som fungerer som generelle introduksjoner til TimeLog Project og webinarer som går i detalj med de enkelte delene av TimeLog Project eller gjennomgår de nyeste funksjonene.

Ved et webinar kan du se foredragsholderen sin skjerm og stille spørsmål underveis. Webinarene er selvfølgelig gratis.

Se programmet eller videoopptak fra tidligere webinarer her.

Meetups

I 2009 startet vi med ’Meetups’. Et ”Meetup” er et uformelt møte, gjerne i et hyggelig lokale i byen. I Danmark holder vi ’Meetups’ i København og i Århus. Her kommer det en rekke TimeLog-medarbeidere fra forskjellige avdelinger, uten at det er en fast agenda. ’Meetups’ er bra for de mer konseptuelle spørsmålene man har, for eksempel om man vil snakke med noen fra utviklingsavdelingen eller har forslag til TimeLogs videre utvikling.

Meld deg på Meetups her.

88 brukeveiledninger

Vi har akkurat nå 88 brukerveiledninger liggende på websiden vår og det kommer fortløpende flere. De enkelte veiledningene dekker forskjellige områder av systemet eller så dekker de generelle forhold. Som alt annet av TimeLogs materiale finnes brukerveiledningen på dansk, engelsk, tysk, svensk og norsk.

Se brukeveiledningene her

Spør vår supportavdeling

Har du et konkret spørsmål eller problem kan superbrukeren deres alltid kontakte supportavdelingen vår. Her sitter supporterne våre klare til å besvare spørsmålet ditt eller løse problemet ditt.

Les mer her

Produktnyheter

TimeLog utgir nye versjoner og funksjoner et par ganger i året. Kanskje har vi allerede utviklet nettopp den funksjonen du mangler eller så mangler du kanskje bare å få et oversiktlig overblikk.

Derfor har vi samlet alle produktnyheter på en side.

Nyhetsbrev og RSS

Vi sender nyhetsbrev ut ca. fire ganger i året. Nyhetsbrevene holder deg oppdatert med hva som skjer med produktet TimeLog Project og firmaet TimeLog.

Du kan se tidligere nyhetsbrev og melde deg på her.

Bruker du en RSS-reader kan du både abonnere på nyhetene våre og på bloggen vår og holde deg oppdatert om TimeLog project på den måten.

Workshops

Skal du innføre nye prosesser eller har du bruk for å sjekke bruken av TimeLog Project, så kontakt en av konsulentene våre og hør om en workshop kan være tingen.

Les mer her

Blogg og webside

Også er det selvfølgelig bloggen vår og hjemmesiden, som fortløpende blir oppdatert og utvidet. Vi eksperimenterer også med nye medier og formater. Nylig har vi tatt Twitter i bruk, og på litt lengre sikt vil vi sikkert lage flere videoer, da vi ser et stort potensiale her.

Så vi håper at du kan finne den hjelpen du har bruk for og at TimeLog

TimeLogs interne IT-systemer – 100% SaaS, nesten

Jakob Mikkelsen — Fri, 20 Jan 2012 00:00:00 GMT

Hos TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin og bruker om mulig kun webbaserte forretningssytemer. Her er en liten oversikt over hvordan vi styrer ”forretningen TimeLog” fra en browser:

Kjernen i vår forretning er selvfølgelig TimeLog Project med moduler, som vi bruker til å styre prosjektarbeidet, salg, support, fakturering og medarbeidertiden.

Som økonomisystem valgte vi i 2002 det da ny-oppstartede e-conomic. Valget stod mellom C5 og e-conomic. Vi valgte primært e-conomic fordi det var webbasert. På mange måter har det vist seg å være et godt valg. Hvor C5 har stått stille har e-conomic utviklet seg, og vi har ikke på noe tidspunkt hatt behov for å skifte ut e-conomic med noe større.

Websiden vår er en sentral del av salgsprosessen og forretningen generelt. Stort sett alle nye kunder har enten kommet til oss via websiden vår eller så har de hørt om TimeLog, og det første de så gjør er å sjekke løsningen på websiden vår.

Websidens dynamiske deler kjører selvfølgelig på en webbasert CMS. Som analyseverktøy bruker vi Google Analytics. Analytics har vært et uvurderlig verktøy til å analysere websiden vår og til å fortløpende forbedre den. På samme måte er Google AdWords vår viktigste (og dyreste) kilde til betalt søkemaskinmarketing.

Til nyhetsbrev og actionmails (også kalt Auto Responders) bruker vi det australske systemet; Campaign Monitor. Campaign Monitor er herlig brukervennlig og ser bra ut, og de er gode til å fortelle om do’s and don’ts ved nyhetsbrevene.

Til spørreskjemaundersækelser bruker salgsavdelingen vår den fine Survey Monkey. Igjen er valget falt på et KISS-system med høy grad av brukervennlighet.

Vår back-end til TimeLog Project er et eget utviklet websystem som inkluderer; opprettelse av nye kunder, aktivering av moduler og oversikt over forbruk. I dag ville vi helt sikkert tatt en kikk på Zuora, men da vi startet i 2001 fantes det ikke et automatisert standard back-end system til SaaS- produkter. I tillegg er det også veldig sannsynlig at vi ville komme frem til den konklusjonen at nettopp back-end’en er så viktig for oss at vi selv skal ha 100 % kontroll.

Til oversettelse bruker vi WebWord System og Ordboken.com

Emailen vår har vi kjøpt som en såkalt hosted Exchange hos DIR i Århus. Løsningen er en standard Microsoft Exchange- løsning, men hvor DIR tar seg av servere og vedlikehold.

På samme måte har vi stort sett tømt serverrommene våre for servere. Ambisjoner er at alle servere; dokumenter, utviklingsverktøy, alt skal flyttes til dedikerte hosting-firma(er). Dette er blitt ytterligere aktualisert av at vi har startet en utviklingsavdeling i Malaysia, hvor programmørene skal ha adgang til kildekontrollsystemet og dokumenter via VPN.

Noen ganger hører man stadig et sikkerhetsargument mot å flytte servere til dedikerte hosting firmaer. Men det er her jeg tenker: Hvem tro har mest styr på sikkerheten? Et hosting-firma som ikke lager annet enn å hoste intranet, økonomisystemer for bedrifter i alle størrelser. Eller en systemadministrator som passer serverrommet nede i kjelleren som kun kjenner til et system og som for øvrig har det travelt med å gi support til klienter og flikke lokale løsninger sammen.

Godt nytt år!

Søren Lund — Thu, 22 Dec 2011 00:00:00 GMT

Takk til alle for et spennende år, hvor TimeLog passerte en stor milepæl – vårt 10 års jubileum. TimeLog har gått igjennom en fantastisk utvikling siden oppstarten og ser med nysgjerrighet frem mot neste runde fødselsdag.

I løpet av 2011 har vi lagt ut et nytt og etterlengtet prosjektmodul, introdusert forbedringer innenfor ressursstyring og integrert de første kundene med e-conomic. I tillegg har vi ønsket en håndfull nye medarbeidere velkommen.

Året har også for alvor vist interessen for dialog rundt den fremtidige utviklingen av TimeLog Project. Flere og flere deltar i webinarene, seminarene og eventene TimeLog arrangerer. Fra disse arrangementene får vi verdifull feedback og jobber derfor på å gi alle brukerne en mulighet for å komme til ordet.

Til tross for den meget omtalte gjeldskrisen i EU er vi glade for å kunne konstatere at TimeLogs kunder har økt med mer enn 6 % i 2011 målt på antall brukere, mens vi selv har vokst med over 20 %.

Vi ønsker dere alle alt det beste for det nye året!

Her løfter vi sløret av noen av nyhetene i 2012.

Integrasjon med e-conomic nå i beta, utgis i januar 2012.

Spar tid på fakturering og unngå dobbeltinntastning med den gratise standardintegrasjonen mellom TimeLog Project og regnskapsprogrammet e-conomic.

Les om integrasjon med e-conomic

Nye funksjoner på vei

Vi har begynt å arbeide på godkjennelse av tidsregistreringer i flere trinn, start- og sluttdatoer på allokeringer, prosjektnotifikasjoner og støtte av kundedialog om supportsaker i TimeLog Extranet. Senere fortsetter vi med bedre valutastyring, flere funksjoner til ressursstyring og et fortsatt fokus på integrasjonen og API.

Følg med i produktnyheter

Nytt design av TimeLog Project

Det neste store prosjektet blir en ny design av TimeLog Project. Det innebærer blant annet ny navigasjon og brukerstyring. Nye brukere skal kunne komme i gang lettere og erfarne brukere skal kunne øke deres effektivitet.

Webinarer, seminarer og ’meet ups’.

TimeLogs eventer er en stor suksess og vi er allerede i gang med å forberede programmet for neste år. .

Følg med i eventer

Prosjektstyring og IT – 3 modenhetsnivåer

Jakob Mikkelsen — Mon, 19 Dec 2011 00:00:00 GMT

For et par uker siden hadde vi gleden av å holde et opplegg på Computerworlds løpende formiddagsprogram, Breakfast Club. Vi holdt opplegget sammen med René Bergman, utviklingssjef og partner hos Pentia.

Bidraget mitt til dagen var en modell for modenhetsnivåer i virksomheters prosjektavvikling eller prosjektorganisasjoner.

3 modenhetsnivåer

Vi har etterhvert implementert TimeLog Project i over 500 bedrifter, holdt et hav av workshops om bruken av systemet og har løpende dialog med mange av brukerne våre.

Et av de forretningsområdene som TimeLog Project dekker er prosjektstyring. Prosjektstyringen kan ofte være vanskelig å støtte med IT. Dette skyldes at prosjektarbeidet involverer alle, eller i hvert fall de fleste, medarbeidere, at prosjektene går på tvers av avdelinger, prosessen er kompleks og at prosjektgrupper utsettes ofte for et sterkt press spesielt opp mot levering.

Derfor har vi laget denne lille modellen for virksomhetens prosjektavdeling eller prosjektavviklingenes modenhetsnivå som oppdeler bedriftens modenhet i tre nivåer.

Modellene er ikke basert på vitenskapelig data, men kun på erfaringene fra de mange implementeringene. Det er klart at fordi TimeLog spesielt håndterer den økonomiske delen av prosjektstyringen, hvor andre SaaS-systemer fokuserer mer på dokumenthåndtering og prosjektkommunikasjon, så vil fokuset mitt spesielt være rettet mot økonomi- og budsjettstyring av prosjektene.

Det primære poenget i modellen er ganske simpelt: nemlig at man kun får suksess med å støtte prosjektstyring med IT hvis organisasjonens modenhetsnivå matcher ambisjonsnivået for implementeringen. Vi har en del ganger sett dette gå galt, fordi ambisjonsnivået var for høyt eller fordi rekkefølgen av hvilke prosesser som implementeres var feil. Det sagt, så er modellen en sterk generalisering, og det er selvfølgelig store forskjeller mellom bedriftene.

Vi har implementert TimeLog Project i organisasjoner med helt styr på prosjektstyring, PRINCE2, EVM, ETC/EAC, og vi har kunder med prosjektstyring som best kan beskrives som å ta forlengs salto, så lenger de lander med livet i behold er alle glade. Det er selvfølgelig en klar sammenheng mellom størrelse og modenhet, men vi har også møtt sterkt umodne prosjektavdelinger/prosjektkulturer i større bedrifter.

De tre nivåene er:

1. Ad Hoc – Den ganske umodne organisasjonen hvor prosjektstyringen improviseres.

2. Prosjektmodellen- Har styr på de basale forhold slik som prosjektmodell, budsjettering, tidsforbruk, evaluering og avvikling.

3. Excellence – Kikker på tvers av prosjekter og jobber med EVM, prosjektportefølge, benchmarking mellom prosjekter, best practices og utdannelse i prosjektmodell.

Det som du kan bruke denne artikkelen til er å overveie hvor din organisasjon befinner seg i denne modellen og overveie hvilket ambisjonsnivå for et kommende IT-system som er riktig for dere.

1. Ad HoC

Bedrifter og organisasjoner med modenhetsnivået Ad Hoc er typisk helt unge og helt små bedrifter. Det kan også være ”lommer” i større bedrifter som jobber prosjektorientert hvor resten av bedriften for eksempel jobber med industriell produksjon. Eller det kan være eldre organisasjoner som ikke er blitt presset til å strukturere og effektivisere prosjektarbeidet.

Når Ad Hoc prosjektorganisasjonen vil implementere TimeLog Project så er det typiske behovene eller spørsmålene og problemstillingene:

Hvor blir tiden av?

Hvor har vi høy dekningsgrad?

Hvorfor leverer vi alltid for sent?

Hvorfor er det nødvendig med så mange merkelige Excel-ark?

Der hvor vi opplever at Ad Hoc- organisasjonene typisk tar fatt og får størst verdi er ved å implementere prosesser

Tid er penger – også intern tid!

Sascha Skydsgaard — Tue, 06 Dec 2011 00:00:00 GMT

Det er ofte en misforståelse rundt tidsregistrering at det kun er for bedrifter som skal fakturere timene sine. Selvfølgelig er det en nødvendighet for disse bedriftene, da tidsregistreringene er levebrødet deres. Men mange andre bedrifter og avdelinger kan få stor verdi av å se hva tiden brukes til og dermed kunne treffe noen strategiske beslutninger om hva ressursene deres skal brukes til. Ved å ha en kostnad knyttet til medarbeiderne får man nemlig den nøyaktige oversikten over hva interne prosjekter koster.

Det er ofte en ’eye opener’ når man ser hvor mange kroner og ører det koster å lage et lite internt prosjekt eller for eksempel å holde interne møter. Så ved å tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden ta veloverveide beslutninger om hvilke prosjekter som det skal investeres i, hvis man kjenner kostnaden fra tidligere eller lignende prosjekter.

Jeg er av den overbevisning at om man ser på tidsregistreringen som en måte å styre bedriften i riktig retning og prioritere ressurser og prosjekter på, så vil mange bedrifter oppleve et enormt løft i produktiviteten og samtidig ha en gjennomsiktighet i organisasjonene som gjør at det er et oppriktig datagrunnlag for å treffe de riktige beslutningene.

Tidsregistrering er ikke overvåkning

En ting er sikkert; vi skal vekk fra ideen om at tidsregistrering er overvåking av medarbeidere og går utover deres personlige frihet. Det er enhver bedrifts rett å kunne se hvor lang tid det brukes på forskjellige oppgaver i organisaspnen for å ha et godt grunnlag til å kunne ta overordende stratgeiske beslutninger for bedriften, se hvor det mangler ressurser, for eksempel i forhold til ansettelse, se om noen er overabeidet osv. Det hører til sjeldenheten at kundene våre bruker tidsregistreringen til og direkte overvåke hver enkelt medarbeider daglig, de ser heller på det større bildet.

I TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin meget alvorlig og tidsregistrerer all den interne tiden. Ved å gjøre dette i for eksempel salgsavdelingen har vi blant annet fått oversikt over hvor lang tid som blir brukt på nye kunder i forhold til kundeservice, hvor lang tid vi bruker på å lage kontrakter og tilbud, som vi nå har optimert fordi vi sort på hvitt kunne se at det koster oss for mye tid (og penger) å håndtere denne administrative prosessen. Den tiden vil vi heller ha flyttet over på for eksempel møtebooking og møter. Det vil i siste ende gi flere salg som jo er hovedoppgaven for salgsavdelingen. Og jeg kunne fortsatt og fortsatt. Det betyr at vi fortløpende holder øye med vårt tidsforbruk på de enkelte oppgavene og vurderer om det er bruk for prosessoptimering så vi kan bruke våre ressurser bedre.

Jeg kan se at mange av våre kunder etter ca 6 måneders tidsregistrering får et sjokk over at deres virkelighetsoppfatning er lang fra den reelle virkelighet.

Så spørsmålet er; tørr du å utfordre virkelighetsoppfattelsen din og handle deretter?

Hvordan får jeg de ansatte til å registrere tid?

Sascha Skydsgaard — Mon, 05 Dec 2011 00:00:00 GMT

Det er en av de største utfordringene organisasjoner står overfor når de vil innføre et tidsregistreringssystem for første gang, da mange ser tidsregistreringene som en ekstra byrde.

For noen ansatte føles tidsregistreringene som overvåking og de syntes det er ubehagelig at lederen kan følge med i hva de gjør og eksakt hvor lange arbeidsdager de registrerer. Det er spesielt vanskelig å innføre tidsregistrering i en bedrift som aldri har tidsregistrert før, da det krever disiplin for å få gjort det riktig og til tiden. Derfor er det viktig at lederne kommuniserer formålet med tidsregistreringen ut til alle i organisasjonen så det dannes en felles forståelse av hvorfor det er viktig.

Men hvis man virkelig vil ha suksess med tidsregistreringen er det viktigste aspektet at de ansatte får svar på spørsmålet:

“What’s in it for me?”

Før dette spørsmålet blir besvart er det vanskelig å håndheve daglige tidsregistreringer uten å skulle bruke masse tid på oppfølging og påminnelser, som verken er særlig morsomt for lederen eller medarbeideren.

Hva som motiverer den enkelte til en regelmessig tidsregistrering er forskjellig fra person til person. Hvilken motivasjon som fungerer for den enkelte avhenger særlig av rollen i organisasjonen og den ansattes psykologiske profil. For eksempel reagerer prosjektledere oftest på at de kan bedre holde styr på prosjektene deres, mens prosjektmedarbeiderne reagerer på at de kan bruke tidsregistreringene til å dokumentere overfor lederen hvorfor de ikke kunne nå en deadline.

Her er noen argumenter i forhold til forskjellige motivasjonsfaktorer som vi støter på gjennom hele tiden og som kan hjelpe med å svare på spørsmålet ”what’s in it for me”:

Det økonomiske argumentet

Tidsregistreringene sikrer at alle timer på kundene blir registrert, det skaper flere fakturerbare timer som dermed skaper større omsetning. Et resultat av dette er en økt profitabel bedrift og jo flere penger som tjenes, jo større er sjansen for vekst og dermed ingen nedskjæringer noe som gir personlige fordeler for alle.

Det personlige argumentet

Tidsregistreringene kan brukes som verktøy i en MUS/PU samtale mellom den enkelte medarbeideren og lederen. Det kan være ytterst brukbar informasjon, da det kan hjelpe til å sette noen personlige mål samt til å redegjøre for en evt. for stor arbeidsmengde. Dermed motiveres de ansatte til å utføre tidsregistreringene, da det ikke lenge kun er prosjekt- og avdelingsledere som får nytte av dem. De kan plutselig gi en nøyaktig dokumentasjon på hvorfor de ikke kan nå de oppgavene de skal hvis det hele tiden kommer oppgaver inn fra siden som må løses. Dermed kan tidsregistrering være med på å forbedre den enkeltes hverdag.

Det serviceorienterte argumentet

Ved å få oversikt over hvor lang tid det er brukt på de enkelte oppgavene har organisasjonen mulighet for å justere prosjektplanen fortløpende og ha en fornuftig dialog med kunden om hvorfor en deadline for eksempel ikke kan nås til tiden. Det kan fanges opp og til og med unngås i oppløpet så prosjektet ikke avleveres til en sur kunde som ikke har lyst til å handle med dere igjen.

Det prosjektøkonomiske argumentet

Med tiden blir det mulig å få oversikt over fastprisprosjektene. Er prosjektene lønnsomme eller ikke? Dermed er det belegg for å justere tilbud på lignende prosjekter så det ikke tapes penger på prosjektene. I tillegg kan man også raskt se hvilke kunder som er de mest profitable for forretningen. Oftest overrasker det hvilke kunder som gir det høyeste dekningsbidraget.

Det analytiske argumentet

Hva bruker bedriften tid på? Er det på de riktige prosjektene eller forretningsområdne i forhold til strategien, eller brukes det for mye tid på administrasjonen? Tidsregistreringen kan være med på å flytte en bedrift fra å være administrerend

En takk til Apple, tidlige brukere og innovatører!

Sascha Skydsgaard — Tue, 22 Nov 2011 00:00:00 GMT

Enda en gang er Apple kommet med et produkt som alle bare må ha. Den fantastiske iPad. Sånn virker det i hvert fall som når man i mediene hører om den store suksessen. Men for en ikke-teknisk person som meg, kan jeg ikke la være med å trekke på smilebåndet over å se så mange mennesker gå amok over en forstørret versjon av iPhone som egentlig ikke har noe bestemt formål å løse.

For hva kan man egentlig bruke den til? Forleden var jeg på et seminar hvor min sidemann stolt tok iPad’en sin frem. Jeg overveide å prikke han i skulderen for å høre om hans erfaringer, og om han syntes den var så fantastisk som den har blitt hauset opp til å være. Jeg tenkte jeg i stedet ville observere hva han egentlig skulle bruke den til. Det kunne jo hende jeg kom til å bli overrasket. Men det gjorde jeg ikke. Han brukte den til å ha liggende i fanget og se fin ut, ellers brukte han den ikke til noe. Jeg kunne ikke la være med å føle en liten seier da jeg fikk bekreftet fordommen min. Den er kun til pynt og for de som gjerne vil si at de har de riktige forbindelsene og har kunnet kjøpe en iPad før den i det hele tatt kom til Danmark.

”Innovatører og ”tidlige brukere” er gull verdt

Nå er det slik at inne hos oss er folk er veldig opptatt av ny teknologi og hva som er snart kommer ut på markedet av smarte gadgets. Og selv om jeg jobber i en IT-bedrift så kan jeg ærlig innrømme at jeg ikke hører under den kategorien. Jeg er litt som de som først etter noen år vente seg til tanken om SaaS i stedet for installert software.

Men hvis ikke det var mennesker som tok den nye teknologien til seg med julelys i øynene, så vill mange bedrifter aldri blitt til det de har blitt til i dag, heller ikke TimeLog. Da vi kom på markedet var cloud-tankegangen helt ny, og vi kjempet mot installerte løsninger hvor bedrifter selv kunne stå for sikkerheten. Hvis det ikke var for folk som elsker ny teknologi og ser fordeler og muligheter i stedet for usikre forandringer hadde ikke TimeLog eksistert i dag.

Så egentlig skylder vi disse innovatørene og tidlige brukerne en stor takk for at de vil utforske nye muligheter slik at noen som meg, som kanskje er litt konservativ, selv om jeg ikke vil sette meg i gruppen som etternøler - heller en blanding av tidlig majoritet og sen majoritet, kan få de mulighetene vi har i dag.

Man skal aldri si aldri

Så la oss nå se… Kanskje jeg må trekke tilbake hva jeg har sagt. Det blir ikke første gang. Jeg hadde litt den samme holdingen til iPhone som med iPad, og nå er iPhon’en min beste venn. Kanskje når en større andel av befolkningen har tatt iPad’en til seg og noen rent faktisk kan vise meg hvordan den skaper verdi i hverdagen min ser jeg lyset, man skal aldri si aldri.

Jeg kan også se de poengene som min kollega sendte rundt på mail: ”tenk på iPad’en som det perfekte tilbehør til ledere i møter:
• Slås på uten strøm.

• Testet.

• Perfekt skjerm til å dele.

• Mer diskret, mer delikat enn en bærbar.

• Har ikke samme ekskluderende effekt som en bærbar.

Og så kan man vise rapporter fra TimeLog fra TimeLog Project til møter." Ok, jeg kan godt se at den er litt mer håndterbar enn en tung PC, så nå må fremtiden vise om jeg allikevel ender opp som en (lykkelig?) iPadeier. Et viktig poeng er derimot, og som jeg selv prøver å leve etter, at forandring kan vise seg å være nettopp det vi har bruk for, for å skape nye muligheter.

Så til sist vil jeg rette en takk til alle dere som prøver alt det nye, så jeg også får muligheten for å prøve det!

Logg av Outlook og utrett mer

Jakob Mikkelsen — Tue, 15 Nov 2011 00:00:00 GMT

9 tips til bedre e-postdisiplin.

Produktivitet handler om mange ting. Hos TimeLog handler produktivitet normalt om å fakturere mer, ta problemene fortløpende og komme sikkert og enkelt gjennom de administrative prosessene.

Men produktivitet handler også om å få kontroll over sin egen hverdag. Noe av det vi bruker og sløser mest tid på et typisk norsk kontor er e-poster. For et par år siden var jeg så irritert over e-poster at jeg lagde et par regler for min egen bruk av e-post.

Siden da (og sikkert også lenge før) er InboxZero og tilsvarende ”administrer e-postene dine”-metoder blitt promotert pent mye.

I forhold til Inbox Zero syntes jeg man skal gå mer radikalt til verks, så her kommer mine bud på en mer effektiv arbeidsdag. Det er sikkert noen som er lodrett uenig med de følgende regler – feel free to disagree.
1. Logg av din e-postkonto

Skal du ha noe som helst gjort som krever mer enn fem minutters oppmerksomhet – skrive tekster, fakturere, programmere, lage tilbud – så logg av Outlook, eller hvilken konto du bruker. Med mindre du er CEO for et børsnotert selskap, børsmegler eller sikkerhetsekspert, så kommer det neppe noen eposter som er så vigtige at de ikke kan vente en time eller to. (Faktisk er jeg ganske sikker på at CEO’er for børsnoterte selskaper bestemmer selv når de vil forstyrres.

2. Fjern alle ”Nye e-poster” varslinger

Det neste du gjør er å fjerne alle pop-ups, ny epost-lyd og tall som viser hvor mange uleste eposter det er i innboksen din. Det er støy som tager bort oppmerksomheten din. Det er du som bestemmer når du skal lese epostene dine.

3. Slett eposter

Når man så er i gang med å lese eposter, så sørg alltid for å slette alle eposter som du vet du ikke får bruk for igjen. Det sparer mye tid til senere når man skal finne igjen gamle eposter. Alle eposter om dagens tilbud i kantinen, kjedelige nyhetsbrev, ”jeg har lest din epost”-epost, ”hvem kommer på fredagpils”-epost osv. Slett de når de er lest.

4. Besvar e-poster med det samme

Unngå de mange merkelige systemene med å markere e-poster som du vil besvare senere. Hvis du ikke har tid til å besvare e-postene så la være med å sjekke e-postene. Det er selvfølgelig unntak for denne regelen, men unngå å sjekke e-poster hvis du reelt ikke har tid til å besvare de.

5. Start ikke dagen med å sjekke e-postene

Start dagen med å legge en plan for hva du vil oppnå i dag. Hvis man starter med å sjekke eposter før man har fått seg en kopp kaffe og satt seg noen mål for dagen, så ender man ofte med at de innkommende e-postene bestemmer dagsorden. Det kortsiktige får fokus og man glemmer kanskje det som i virkeligheten er viktigst.

6. Meld deg av nyhetsbrevene

Jeg liker nyhetsbrevene godt. Og melder meg på en god del av de. Jeg får til og med lest noen av de. Til gjengjeld er det en god del jeg ikke får lest. Og da gjelder det å melde seg av de så fort som mulig.

7. Skriv kort

Korte e-poster er bedre enn lange.

8. Bruk ”FYI”, ”Spam”, eller ”Til orientering”

Ved å starte en e-post med ”Til Orientering”, så vet mottakeren at dette ikke er den viktigste e-posten i verden. Dette gjør at hun bare kan skimme gjennom mailen og kun lese den grundig hvis hun vurderer det som viktig. En variant av dette er linker til morsomme videoer og tilsvarende. Fint med meg, men skriv "Spam" eller tilsvarende i tittelen, så mottakeren vet at hun kan ignorere e-posten hvis hun har det travelt.

9. Bruk CC og veldig gjerne BCC

Jeg elsker å være orientert. En av de enkleste måtene du kan orientere dine kollegaer om hva som skjer i firmaet er å bruke CC og BBC i utpreget grad. Det er klart at det

Hurtigtaster nå også i Google Chrome

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

TimeLog Projects snarveier med F-tastene støttes nå av Google Chrome-brosweren.

Dermed kan vi si at vi støtter Chrome, Firefox og Internet Explorer fullt ut. Sistnevnte fra versjon 7 og oppover. Vi anbefaler alltid at man oppdaterer browseren sin til den nyeste versjonen hvis den da ikke gjør det automatisk selv.

Det finnes følgende snarveier:

F1 – Hjelpeseksjonen på TimeLogs hjemmeside

F2 – Raske søk fra alle grensesnitt

F3 – TimeLog CRM (eller ‘Kunder og kontaktpersoner’)

F4 – TimeLog Help Desk

F5 – Oppdater side

F6 – Søk prosjekt

F7 – Hovedmeny

F8 – Prosjektadministrasjonen

F9 – Ledelsesrapporter

F10 – Systemadministrasjonen

F11 – Detaljert timeliste

F12 – Ukeliste

Se også denne brukerveiledningen for mer informasjon

Integrasjon med e-conomic

Christoffer Lanstorp — Thu, 03 Nov 2011 00:00:00 GMT

Spar tid på fakturering og unngå dobbeltinntastning med den gratis standard integrasjonen mellom TimeLog Project og regnskapsprogrammet e-conomic.

Mange bedrifter har flere spesialiserte systemer til å løse oppgaver for forretningen: CRM, prosjektstyring, tidsregistrering, fakturering, bokføring og regnskap.

Integrasjonen mellom TimeLog Project og e-conomic knytter alle styringsbehovene til konsulentvirksomheten sammen i en webbasert forretningsplattform. Nå behøver man kun å opprette og vedlikeholde kunder, kontaktpersoner og fakturaer i TimeLoG Project mens integrasjonen sørger for å holde e-conomic oppdatert.

Det er mange fordeler ved å integrere TimeLog Project med e-conomic:

Kunder opprettes og vedlikeholdes et sted – i TimeLog Project.

Fakturaer opprettes i TimeLog Project, hvor fakturagrunnlaget finnes.

Fakturaer overføres enkelt, direkte og problemfritt til e-conomic.
Innebygde kontrollverktøy sikrer at fakturaene kommer av gårde i god tid.

Gratis og enkelt å sette opp

Integrasjonen med e-conomic vil være tilgjengelig for alle TimeLog Business og TimeLog Enterprise kunder etter oppdateringen til TimeLog Project 5.5, og den er med i prisen.

Det krever ingen teknisk kunnskap for å sette opp integrasjonen og det er flere brukerveiledninger å støtte seg til hvis det skulle vise seg nødvendig.

Produktark om integrasjonen med e-conomic

Les mer om integrasjoner med TimeLog Project

Les mer om fakturering og økonomi i TimeLog Project

Ressursstyring i TimeLog Poject

Sascha Skydsgaard — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Ressursstyring i TimeLog Project er blitt forsterket med mulighet for å kunne se belastningsberegningen ved ressursallokering direkte på prosjektplanen, samt muligheten for å flytte allokeringer fra en ressurs til en annen i et oversiktelig brukergrensesnitt.

I tillegg er det gjort små endringer i flere brukergrensesnitt som gjør hverdagen lettere.

Se webinaropptaket nedenfor som beskriver mulighetene for ressursstyring i TimeLog Project og bli presentert for de nye funksjonene.

Video om ressursstyring i TimeLog Poject

Ny funskjon: Omkontering av tid

Søren Lund — Sat, 08 Oct 2011 00:00:00 GMT

Er du også blant de brukerne som lenge har savnet en raskere måte å endre tidsregistreringene gjort av medarbeidere på prosjektet eller i avdelingen din?

Som en forlengelse av versjon 5.4 har vi utgitt en liten men sterk nyhet til omkontering av tid mellom prosjekter og innenfor det enkelte prosjekt. Vi kaller funksjonen "Omkontering av tid" og den finnes i menyen prosjektadministrasjon.

Som prosjektleder er du avhengig av at prosjektdeltakere registrerer tid på de korrekte fasene så avstemming av budsjettet skal være så enkelt som mulig. Hva skal man gjøre om det ikke er tilfellet? I tidligere versjoner av TimeLog var du tvunget til

- å logge inn som den enkelte medarbieder og rette timene selv, eller
- å be medarbeideren rette timene sine, eller
- å kontakte en bruker med koordinatorrettighetene for å gjennomføre endringen

Med funksjonen Omkontering av tid kan du omkontere et ubegrenset antall tidsregistreringer på et ubegrenset antall medarbeidere i en handling. Det kan for eksempel være om flere medarbeidere har registrert på den samme gale fase i prosjektet ditt, eller om et antall timer skal flyttes fra det fakturerbare prosjektet ditt til et internt ikke-fakturerbart prosjekt.

Du har enda muligheten for å splitte en tidsregistrering i 2 tidsregistreringer hvis du kun ønsker å flytte en del av registreringen til en ny fase eller et nytt prosjekt.

Slik linker du dokumenter med Internet Explorere 9

Anders Brandstrup — Tue, 06 Sep 2011 00:00:00 GMT

Med dokumentlinks kan du linke fra TimeLog Project til dokumenter som ligger andre steder. Det kan være på en server i bedriften, intranettet, harddisken din, eller kanskje i Dropbox eller en lignende service. Det kan linkes til dokumenter fra prosjekter og TimeLog CRM så det er enkel tilgang til for eksempel prosjektbeskrivelser, budsjetter, salgskontrakter, tilbud etc.

Funksjonen kan kun benyttes med Windows og Internet Explorer. Vi anbefaler å oppdatere til den nyeste versjonen Internet Explorer 9, som er bedre enn de foregående versjonene på alle områder.

Med Internet Explorer 9 stilles det nye krav til sikkerheten hvis du vil linke til dokumenter fra TimeLog Project og om du vil lage endringer i oppsettet av både TimeLog Project og Internet Explorer.
En sikker forbindelse til TimeLog Project

Først skal en systemadministrator sørge for at TimeLog Project benytter en sikker forbindelse via HTTPS-protokollen. Det betyr at data som overføres mellom serveren og din browser blir kryptert og at du skal bruke ”https://” foran adressen i stedet for ”http://”.

I TimeLog Projects systemadministrasjon finner du punktet Sikkerhet og tilgang i gruppen Generelt. Helt øverst på siden kan du markere boksen ved siden av Tillat kun tilgang via en kryptert forbindelse (https). Det kan du kun om du allerede har logget inn med ”https://”. Klikk på linken i hjelpeteksten hvis du ikke allerede er logget inn på en siker forbindelse. Klikk så på knappen Oppdater og informer de øvrige brukerne av TimeLog Project om at de fremover skal logge inn med ”https://”.

Gjør TimeLog Project til et pålitelig websted

Nå skal du tilføye TimeLog Project til listen over Pålitelige websteder i Internet Explorer. Pålitelige websteder eller Trusted sites er en liste over websites som du kan stole på som ikke vil forårsake skade på hverken computeren eller dokumentene dine.

Velg menyen Funksjoner og Internettinnstillinger. Eller klikk på det lille tannhjulet ytterst til høyre i browservinduet og velg Internettinnstillinger.

Klikk på fanen Sikkerhet i Internettinnstillinger.

Klikk på Pålitelige websteder og deretter på knappen Websteder.

I det nye vinduet skriver du adressen til TimeLog Project, for eksempel "https://tl.timelog.dk", "https://app.timelog.com" eller "https://app.timelog.dk". Du kan finne adressen ved å se på adresselinjen i Internet Explorer.

Klikk på knappen Tilføy, og TimeLog Project vil nå være med på listen over pålitelige websteder.

Klik på knappen Lukk og deretter på knappen OK.

TimeLog Business Edition og TimeLog Team Edition. Disse versjonene henvender seg både til interesserte som ikke bruker TimeLog Project i dag samt til nye brukere av TimeLog Project.

Første gang er tirsdag den 4. oktober.

Det er fortsatt mulig å se videoopptak av tidligere webinarer på vår videokanal.

Mer om webinarene og påmelding

Nye ansikter i TimeLog

Sascha Skydsgaard — Fri, 22 Jul 2011 00:00:00 GMT

Det går meget godt for TimeLog i øyeblikket og flere nye medarbeidere har kommet til over de siste par månedene.

Vi er glade for å kunne oppruste salg og serviceavdelingene med fem nye engasjerte medarbeidere.

Martin Kjær er ansatt som salgskonsulent med ansvar for salg primært mot det danske markedet. Martin har i en årrekke arbeidet med salg av bl.a. SaaS- og hostede løsninger, primært innenfor it-sikkerhet mot både offentlige og private kunder, hovedsakelig i Skandinavia.

Hampus Persson er ansatt som salgskonsulent med ansvar for det svenske markedet. Hampus har flere års erfaring med salg innenfor software på både det danske og svenske markedet. Hampus er første ledd i TimeLogs større satsning på det svenske markedet.

Klaus Jespersen Colding er ansatt som salgsassistent og har hovedsaklig kontakt med det danske markedet. Klaus leser cand.merc i strategi, organisasjon og ledelse ved CBS og er i gang med sin hovedoppgave rundt bruken av management-konsulenter i den offentlige sektoren.

Aileen Rasmussener ansatt som salgsassistent med ansvar for våre TimeLog Team kunder i tillegg til det tyske markedet. Aileen har akkurat avsluttet Bacheloren sin fra CBS i tysk forretningsspråk og internasjonal markedsføring og skal ta en master innenfor samme emnet.

Torben Helleskov Jybæk er ansatt som Technical Account Manager og vil være en del av teamet i ’Services'. Torben kommer direkte fra Microsoft i Irland hvor han arbeidet innen Business Support og har stor erfaring innenfor økonomisystemer og implementering av nye prosesser hos kunder.

TimeLog inngår avtale med partner i Storbritannia

Sascha Skydsgaard — Wed, 13 Jul 2011 00:00:00 GMT

TimeLog har inngått avtale med KPI-insight, som tilbyr konsulenttjenester og forretningssoftware til bedrifter i konsulentbransjen, om eksklusiv rettighet til salg av TimeLogs løsninger på det engelske markedet.

TimeLog ser på partnerskapet med KPI-insight som en spennende mulighet for å komme inn på det engelske markedet, da KPI-insight har stor erfaring med implementering av forretningssystemer i konsulentbransjen.

Les mer om TimeLogs partnere

TimeLogs vei til internasjonalisering

Sascha Skydsgaard — Tue, 12 Jul 2011 00:00:00 GMT

TimeLogs administrerende direktør, Søren Lund, er invitert til å holde presentasjon for et vekstmøte om internasjonalisering spesielt for kunnskapsrådgivere. Bak arrangementet står Frederiksberg Kommune og ’Væksthus Hovedstadsregionen’ som har invitert eksperter fra blant annet ’Dansk Erhverv’ og Danmarks Eksportråd. Også invitert er flere spennende kunnskapsbedrifter som arbeider internasjonalt, for å fortelle om deres møte med internasjonaliseringen.

Er du interesseret i å høre TimeLogs historie samt høre mer rundt interansjonalisering generelt, så kan du lese mer og melde deg på via ’Væksthus Hovedstadsregionens’ hjemmeside.

Program og tilmelding

Hver femte TimeLogbruker registrerer tid via TimeLogs iPhone app

Sascha Skydsgaard — Tue, 28 Jun 2011 00:00:00 GMT

For et år siden lanserte vi vår iPhone app til tidsregistrering, som stammer fra vår TimeLog Tracker. Vi er glade for å se at våre brukere har tatt den til seg i dagliglivet og vil derfor arbeide på en app til Android, så enda flere brukere kan registrere tid når de er på farten.
I konsulentvirksomheter er medarbeidernes tid den viktigste aktiviteten.

Nettopp derfor skal tidsforbruket dokumenteres fortløpende og best mulig. Er man konsulent hos en kunde over en lengre periode kan tidsregistreringen være noe komplisert da man må ha adgang til en data med internettforbindelse, det er her smartphones kommer inn i bildet.

Mobiltelefonen er noe som de fleste alltid har på seg. Med vår TimeLog-app inkluderer vi nye typer arbeidssituasjoner, spesielt for konsulenter som er på farten som utfakturerer tidsforbruket sitt. App’en er også ideell for de som ikke fikk tidsregistrert i løpet av arbeidsdagen, men finner et såkalt ’app moment’ på toget eller bussen på vei hjem for å få klarert dagens siste e-mailer og administrative oppgaver.

Har du enda ikke fått downloadet TimeLog Tracker for iPhone, kan du gøre det via iTunes App Store.

Artikel: Hver femte registrerer tid via mobilen

Forbedringer til TimeLog CRM

Sascha Skydsgaard — Mon, 06 Jun 2011 00:00:00 GMT

I forbindelse med utgivelsen av TimeLog Project 5.4 er det i tillegg laget forbedringer til TimeLog CRM. Det er forbedringer både i forhold til standard-kundebasen "kunder og kontaktpersoner" samt selve modulet TimeLog CRM.

Vi presenterer alle nyhetene i denne videoen:

Improvements to TimeLog CRM from TimeLog on Vimeo.

60 nye kunder i de 5 første månedene

Sascha Skydsgaard — Fri, 03 Jun 2011 00:00:00 GMT

TimeLog har i de fem første månedene i år opplevd en markant interesse fra virksomheter som ønsker å profesjonalisere tidsregistreringen og prosjektstyringen sin. Henvendelsene kommer fra alle ulike bedriftsstørrelser, fra enkeltmannsforetak til bedrifter med flere hundre ansatte.

Det kan gjenspeiles med medias økende fokus på profesjonelle forretningssystemer til både små og store virksomheter.

Webbaseret tidsregistrering populært hos små virksomheder

I tilegg til å ønske alle nye kunder velkommen, har vi det travelt med utgivelsen av vår nye prosjektmodul, som nå støtter enda flere prosesser enn tidligere, som inkluderer avansert timeprishåndtering, ny resursstyring og utvidet økonomisk prosjektoverblikk.

Les alt om den nye utgaven (dansk side)

MeetUp den 26. Mai i København

Sascha Skydsgaard — Wed, 04 May 2011 00:00:00 GMT

Igjen inviterer vi til MeetUp – denne gang på Islands brygge i København.

Kom og hør et kort foredrag om TimeLog Project 5.4, hvor også dine kommentarer og meninger vil bli etterspurt.

Deretter er ordet fritt og vi diskuterer de forskjellige emnene i mindre grupper rundt bruken av TimeLog Project. Du er velkommen til å ta opp spørsmål, temaer, erfaringer og utfordringer – eller du kan sende det i forveien til oss.

Selv om det er en faglig innfallsvinkel, vil vi forsøke å skape en uformell og hyggelig atmosfære, og håper på litt ettermiddagssol.

Les mer om detaljene og påmelding her (dansk side)

Nå kommer TimeLog Project 5.4

Anders Brandstrup — Fri, 29 Apr 2011 00:00:00 GMT

Neste store versjon av TimeLog Project er på vei. Versjonen inneholder en gjennomgående omlegging av hele måten å arbeide med prosjektene på.

Nyheter og forbedringer i TimeLog Project 5.4, (danske side)

Selv om vi gleder oss veldig til at alle skal få gleden og nytten av TimeLog Project 5.4, så vil oppdateringen foregå i et rolig tempo de neste par månedene.

Det er store forandringer i vente, og vi vil sikre oss at hele handlingsforløpet blir en god opplevelse og at vi får tid til å støtte opp under alle kundene våre.
Alle får beskjed om tidspunktet for oppdateringen.

Alle kunder vil bli varslet i god tid innen oppdateringen skjer. Selve oppdateringen vil foregå om natten så færrest mulig vil bli forstyrret i deres arbeid.

Hvis nye TimeLog Project ser rotete ut, så skal browserens hukommelse renses. Det gjøres i Windows ved å holde Ctrl-tasten nede og trykke F5. På en Mac skal man holde Cmd-tasten (med Apple-logoen) nede og trykke R.

Oppdatering av TimeLog Tracker

En av nyhetene i TimeLog Project 5.4 er muligheten for å opprette prosjektplaner med opp til fem nivåer av fasene. Det betyr også at TimeLog Tracker og Timelog Tracker for iPhone skal oppdateres. For førstnevnte vil det foregå automatisk, mens brukere av TimeLog Tracker for iPhone allerede nå kan oppdatere enten fra iPhone eller via iTunes.

Tips: Fakturering av virksomheter med flere adresser

Thomas Gudmandsen — Thu, 28 Apr 2011 00:00:00 GMT

Når en virksomhet har forskjellige postadresser for diverse avdelinger kan man med fordel tilføye adressen på avdelingens kontaktperson i "Kunder og kontaktpersoner" eller i TimeLog CRM.

Når kunden skal faktureres, velges kontaktpersonen i den aktuelle avdelingen som mottaker. Faktureringsadresse velges til ”Bruk kontaktpersonens adresse” så blir faktureringsadressen erstattet med hans/hennes avdelingsadresse som postadresse på fakturaen.

Om man bevarer kontaktpersonenes adresser blir det enklere å styre faktureringen av flere virksomhetsavdelinger.

Se eventuelt brukermanual D02 - Opprette en ny kontaktperson

Gjør deg klar til oppdateringen av TimeLog Tracker for iPhone

Anders Brandstrup — Mon, 18 Apr 2011 00:00:00 GMT

Som et ledd i forberedelsene til TimeLog Project 5.4 har det kommet en ny versjon av TimeLog Tracker for iPhone. Den ser helt lik ut som før for brukeren, men den støtter nå også prosjekter med faser i opp til fem nivåer, som vil bli en av nyhetene i den kommende versjonen av TimeLog Project.
Hvis du har en iPhone 4 så ser ikke TimeLog Tracker for iPhone helt lik ut som tidligere. Grafikken er skiftet ut så den støtter den superskarpe oppløsningen i Retina display.
Apple har godkjent den nye versjonen av TimeLog Tracker, som allerede nå kan hentes via iTunes eller fra din iPhone. Du bør oppdatere TimeLog Tracker for iPhone så fort som mulig og innen TimeLog Project blir oppdatert til versjon 5.4.
TimeLog Tracker for iPhone blir laget i samarbeid med Greener Pastures.