TimeLog Nyheter

TimeLog ønsker nye medarbeidere velkommen

TimeLog — Mon, 07 May 2012 00:00:00 GMT

Vi må igjen innrømme at vi ikke kan holde tritt med den store etterspørselen på TimeLogs systemer. Som følge av denne positive utviklingen ansetter vi tre nye medarbeidere.

Solvejg Andersen er ansatt som Technical Writer. Solvejg er opprinnelig utdannet cand.ling.merc. i datalingvistikk og har flere års erfaring som Technical Writer bak seg. Solvejg vil blant annet stå for utvikling av brukerveiledninger og koordinering av oversettelser.

Annette Bangsfelt er ansatt som Online Marketing Assistant. Annette har tidligere jobbet med sosiale medier og er en aktiv blogger. Hos Timelog skal hun jobbe med AdWords og online branding. Anette vil også være redaktør på Timelogs blog, hvor hun vil bidra med spennende innlegg.

Gilli Haraldsen er ansatt som Sales & Business Development Consultant. Gilli har en internasjonal fortid i marine- og offshoreindustrien, hvor han blant annet har vært direktør for nordiske aktiviteter i Oceanwide International Ltd og forretningsutviklingsjef i norskeide HG Electric AS. Det siste halvannet året har Gilli jobbet med salg og forretningsutvikling i en dansk IT-bedrift.

I tillegg ønsker vi Katrine Grytter velkommen tilbake fra barselpermisjon. Katrine har fått ny stilling og vil i fremtiden fungere som Kundeservice Manager, hun blir da ansvarlig for TimeLogs kundeservice.

Vi ønsker alle velkommen i teamet!

Betatest for TimeLog Tracker på Android

Sascha Skydsgaard — Mon, 16 Apr 2012 00:00:00 GMT

TimeLog er i full gang med utviklingen av den nye TimeLog Tracker for Android og vi søker i den forbindelse betatestere.

TimeLog Tracker for Android vil gi Androidbrukere en lekker og brukervennlig tidsregistrerings-app som vil inneholde funksjoner som offline tidsregistrering og oppgavesøk. Betatesten av TimeLog Tracker for Android vil skje en gang i starten av mai, hvor testpersonene bruker den kommende app'en til tidsregistrering samt gir feedback til TimeLog over noen dager.

Vi er veldig interessert i testpersonenes brukeropplevelse så vi kan etterkomme ønskene deres og utvikle den optimale løsningen som vil forbedre jobbflyten for kundene våre.

TimeLog Tracker for Android utvikles sammen med vår partner Greener Pastures, som også har utviklet TimeLog Tracker for iPhone.

Se det foreløpige designet her.

Er du interessert i å bli beta-tester, så send en mail til Christoffer Lanstorp, inkluder ditt navn, hvilke telefonmodell du har og opplysninger om din nåværende versjon av Android operativ systemet.

TimeLog ekspanderer til Sverige

Sascha Skydsgaard — Mon, 26 Mar 2012 00:00:00 GMT

En stigende etterspørsel på det svenske markedet er årsaken til at TimeLog nå åpner kontor i Sverige.

Vi åpner en ny avdeling i Stockholm med ønsket om å være tettere på de eksisterende og potensielle kundene våre. Det svenske markedet har et stort vekstpotensiale som vår nye avdeling nå skal utforske. Kontoret åpner 16. april 2012 og vil midlertidig ligge i de samme lokalene som e-conomic Sverige.

Åpningen av den nye avdelingen i Sverige er et ledd i den strategien som i de kommende tre årene skal styrke TimeLogs posisjon i den europeiske eliten for webbaserte styringssystemer.

Hvordan forbereder man seg best før kjøp av forretningssoftware?

Sascha Skydsgaard — Tue, 20 Mar 2012 00:00:00 GMT

I TimeLogs salgsavdeling snakker vi med mange forskjellige bedrifter som er ute og sonderer markedet for et mulig system til tidsregistrering, prosjektstyring og eventuelt fakturering. Og man kan tydelig fornemme at det er mange forskjellige måter bedriftene forbereder seg på før de snakker med eventuelle leverandører.

Vi blir noen ganger spurt hva beste praksis er i forhold til å kjøpe et system. Mange er interessert i å høre hvordan andre bedrifter tar seg frem. De fleste kjøper forretningssoftware 1 til 2 ganger i løpet av livet så det kan være vanskelig å forstå nøyaktig hva man burde vite og gjøre før man tar en avgjørelse. Ofte er vi også i dialog med prosjektlederen for å finne et system, men den personen er ikke alltid den endelige beslutningstakeren eller den som har det største behovet for systemet.

Derfor er denne bloggposten opprettet for å samle gode råd og erfaringer som vi har gjort oss gjennom tiden.

Det utgjør selvfølgelig en forskjell på når man snakker med bedrifter under kjøpsprosessen, så vi kan dele bedriftene inn i tre grupper:

1. De som bare skal undersøke markedet og ikke har tatt en beslutning

2. De som vet de vil ha et nytt system men som ikke har en deadline enda

3. De som har en spesifikk deadline for å implementere et nytt system

Alt etter hvor seriøst man leter etter et nytt system er det selvfølgelig også forskjell på hvor mye forberedelse man gjør på forhånd, men man bør som minimum overveie hva det egentlig er man vil ha, ellers er det vanskelig å få den riktige hjelpen.

Lag en kravspesifikasjon

Det er en god ide å lage en kravspesifikasjon hvor man lister de forskjellige kravene og formålet med systemet. Her er det selvfølgelig forskjell på detaljegraden alt etter hvilket stadie man er på i kjøpsprosessen. Men man gjør seg selv en stor tjeneste ved å ha en oversikt over hva minstekravene til et nytt system er. Man skal kunne svare på spørsmålet: ”Hva er vårt overordnede mål med å implementere et nytt system og hvilke prosesser skal det kunne støtte?"

Er man i 3. stadiet vil jeg mene at det er nødvendig at bedriften lager en intern workshop hvor de spør de forskjellige interessentene om hva de har bruk for i en optimal løsning for. Da er det viktig at prosjektlederen er med på å definere hva som er ”need to have” og ”nice to have” i forhold til det overordnede målet med løsningen. Hvis alt står som ”need to have” så blir det ofte vanskelig å finne et system. Man skal huske på at alle systemer har deres spesielle funksjoner og med mindre man vil implementere en stor SAP-løsning så skal man være klar over hvilke krav man i prinsippet kan leve uten.

Ved å ha innledet et møte internt så slipper man også for uønskede overraskelser senere når man er i gnag med å implementere det valgte systemet. Det er ingen som kan komme senere og bebreide at prosjektlederen ikke har tatt høyde for en spesifikk situasjon da alle interessenter har vært med til å definere listen av krav.

Ved å ha en kravspesifikasjon er man også sikret at leverandøren forstår hva behovene er, i hvert fall de som er beskrevet. Og hvis man leverer den til leverandøren som svarer på den skriftlig så har begge parter et godt ståsted for en videre dialog.

Det er dog ingen formaning om hvor lang en kravspesifikasjon skal være. Vi har sett kravspesifikasjoner som fyller en side og en annen som fyller 30 sider. Det er store forskjeller. Men jo mer nøyaktig den er jo bedre er forutsetningen for at man får tatt den riktige beslutningen med hensyn til valg av leverandør. Det er også en fordel at kravspesifikasjonen er forholdsvis kort og fokuserer helt overveiende på ”need to have”. Når disse punktene er beskrevet kan man alltid liste ”nice to have” –punktene.

Gå i dialog med forskjellige leverandører

Vi opplever ofte at de som er ute og leter etter et system ofte er tilbakeholden med å få en presentasjon av pro

Ny utgave - TimeLog Project 5.5

Christoffer Lanstorp — Tue, 13 Mar 2012 00:00:00 GMT

Integrasjon til e-conomic, differensierte momssatser og bedre brukervennlighet

Denne utgaven inneholder flere mindre forbedringer samt en standard integrasjon til det webbaserte økonomisystemet e-conomic.

Alle nyheter er gjeldende for TimeLog Business og Enterprise.

e-conomic integration

Om man bruker det nettilgjengelige regnskapsprogrammet e-conomic, er det nå mulig å integrere dette med TimeLog Project.

Følgende delintegrasjoner er med i TimeLog Project 5.5:

Automatisk overføring av kunder fra TimeLog Project til e-conomic
Automatisk overføring av kontaktpersoner fra TimeLog Project til e-conomic
Automatisk overføring av medarbeidere fra TimeLog Project til e-conomic
Automatisk oppdatering av kunder og kontaktpersonsopplysninger i e-conomic
Synkronisering av varenummere mellom TimeLOg Project og e-conomic
Automatisk overføring av fakturaer fra TimeLog Project til e-conomic
Avstemming av fakturaer mellom de to systemene

Vi har laget en grundig guide til oppsettet av denne integrasjonen. Dokumentet tar utgangspunkt i forskjellige scenarioer avhengig om man har e-conomic fra før eller ønsker å skaffe seg e-conomic for å få en full integrasjon mellom TimeLog Project og et webbasert økonomisystem.

Integrasjonen aktiveres i den nye menyen System administrasjonen › Integrasjon og API › Standardintegrasjoner. Her finnes oppsettssiden til alle TimeLogs standardintegrasjoner.

Oppsettsguide: Kom i gang med e-conomic integrasjonen

Video: TimeLog Project introduksjonen til e-conomic

Håndtering av varenummere

Har man ikke e-conomic som økonomisystem så har vi laget mulighet for å opprette varenummere manuelt, som kan tilknytte de forskjellige timeprisene som er opprettet i TimeLog Project. Dermed er grunnlaget for import av fakturaer til andre økonomisystemer forbedret, da eksporten fra TimeLog Project tar med disse varenummerene.

Følgende rapporter tar med varenummerene i eksport:

Prosjekt Administrasjonen › Fakturaer › Søk etter faktura
Ledelsesrapporter › Datauttrekk › Datauttrek: Fakturalinjer

Det er valgfritt om man ønsker å benytte varenummerene. Disse kan aktiveres under systemadministrasjonen › Økonomi/Fakturering › Varenummere.

Har man slått på e-conomic integrasjonen så hentes disse varenummerene automatisk fra e-conomic. Les guiden ovenfor som også gir en generell beskrivelse av bruk av varenummere, enten man får de overført fra e-conomic eller oppretter de manuelt.

Oppsett av varenummere

Differensierte momssatser på utlegg

Det er nå mulig å ha differensierte momssatser på utleggstypene i TimeLog Project. Det betyr at når det lages utlegg i TimeLog Project så kan man velge om det skal gjøres bruk av en standard momssats eller differensierte momssatser alt etter hvilke type av utlegg det dreier seg om

Med mindre man på hver utleggstype velger en spesifikk momssats så vil alle utleggstypene ha standardmomssatsen tilknyttet. Dette kan rettes til i System administrasjon › Utgifter › Utgiftstyper

Oppsett av differensierte momssatser

Forbedret rapport: Produksjonsrapporter › Arbeid – Avdelinger

Denne rapporten som hører med til

Grunnet stor vekst utvider TimeLog igjen

Sascha Skydsgaard — Mon, 12 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLog opplever etterspørsel fra små og mellomstore bedrifter som har funnet fordelene ved TimeLogs mange optimeringsfunskjoner. Den økte etterspørselen har ført til stor travelhet og TimeLog har på bakgrunn av denne positive utviklingen nettopp ansatt fire nye medarbeidere.

Pernille Gaustad er ansatt som implementeringskonsulent i Services. Opprinnelig er Pernille utdannet innen markedsføring, men har flere års erfaring med implementering av IT systemer. Senest har Pernille arbeidet i en dansk bedrift hvor hun har bygget opp kursavdelingen.

Søren Øxenhave er ansatt i Utvikling som ansvarlig for integrasjonen av TimeLog og videreutvikling av TimeLogs API. Søren er utdannet sivilingenør innenfor telekommunikasjon. Tidligere har Søren vært ansatt i Videnhuset som løsningsarkitekt hvor han arbeidet med TimeLog og har gjennom det stiftet bekjentskap med systemet.

Jesper Sebbelin er ansatt som salgskonsulent. Jesper har tidligere drevet med salg og markedsføring av ERP og SaaS software og har en solid kommersiell erfaring fra inn- og utland, inkludert 3 år i Kina. Jesper har også ledelseserfaring og er FICS (Fellow Member by Examination of ICS, London).

Anne Kathrine Voldsgaard er ansatt som salgs- og markedsføringsassistent. Anne Katrine studerer ved siden av Bedriftsøkonomi og kommunikasjon på Copenhagen Business School.

Vi ønsker dere alle velkommen i teamet!

Ønsker ditt firma å få bedre oversikt?

Sascha Skydsgaard — Tue, 06 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLog inviterer til uforpliktende webinarer om TimeLog Project og dens mange tids- og ressursbesparende funskjoner.

I løpet av våren holder TimeLog forskjellige webinarer for våre eksisterende kunder og andre interesserte bedrifter. Formålet med webinarene er å gi et godt innblikk i TimeLog Projects mange egenskaper og de siste nye funksjonene.

Webinarene ligger spredt over en periode fra mars til juni, så det er mulig å delta på flere av de interessant webinarene. I programmet kan du lese mer om de forksjellige emnene samt hvilket utbytte du og din bedrift vil få ved deltakelse i TimeLogs webinarer.

Se hele programmet og meld deg på her.

Vi gleder oss til å møte dere på webinarene!

Webinarprogram for våren 2012

Thomas Gudmandsen — Thu, 01 Mar 2012 00:00:00 GMT

TimeLogs webinarer er for alle som ønsker å utnytte mulighetene i TimeLog Project bedre. Få innsikt og inspirasjon i emner som er relevante for deg.

Introduksjon til TimeLog Businessutgave

Webinar S2012-01

Vi gjennomgår prosessen fra prosjektopprettelse til tidsregistrering og fakturering. Vi vil vise eksempler på både prosjekter på tidsforbruk og på fastpris, samt hvordan det er mulig å få en oversikt over belastningen av bedriftens ressurser. Til sist går vi igjennom et par av de mest populære rapportene våre.

Målgruppe

Webinaret henvender seg til alle som gjerne vil få et innblikk i TimeLog Business Edition’s prosesser og funksjoner, samt til nye brukere hos eksisterende Timelog-kunder som ønsker en generell introduskjon. Webinaret krever ingen kjennskap til TimeLog Project i forkant.

Utbytte

Få et overordnet innblikk i verdien som skapes av TimeLog Business Edition.
Lær å kjenne de forskjellige mulighetene for tidsregistrering.
Bli introdusert til styring av prosjekter på tidsforbruk og fastpris.
Få kjennskap til faktureringsprossen.
Få et overblikk over rapporteringsmulighetene.

Påmelding

Tirsdag, den 3. april 2012, kl. 10.00

Tirsdag, den 8. mai 2012 kl. 10.00

Introduksjon til TimeLog Teamutgaven

Webinar S2012-02

Vi går igjennom den enkleste utgaven av TimeLogProject fra å opprette et prosjekt på tidsforbruk til tidsregistrering og fakturering. Til sist går vi igjennom et par av de mest populære rapportene.

Målgruppe

Webinaret henvender seg til alle som gjerne vil få et innblikk i TimeLog Teamutgavens prosesser og funksjonalitet, og til nye brukere hos eksisterende Timelog-kunder som ønsker en generell introduskjon. Webinaret krever ingen kjennskap til TimeLog Project i forkant.

Utbytte

Få et overordnet innblikk i verdien som skapes av TimeLog Business Edition.
Lær å kjenne de forskjellige mulighetene for tidsregistrering.
Bli introdusert til styring av prosjekter på tidsforbruk og fastpris.
Få kjennskap til faktureringsprossen.
Få et overblikk over rapporteringsmulighetene.

Påmelding

Tirsdag, den 3. april 2012, kl. 14.00

Tirsdag, den 8. mai 2012 kl. 14.00

Tirsdag, den 5. juni 2012 kl. 14.00

Presentasjon av de seneste funksjonene

Webinar S2012-03

På dette webinaret vil vi gå igjennom de nyeste funksjonene i dybden. Dette kan både dekke over prosessendringer, nye rapporter og små og store endringer og forbedringer til det daglige bruket.

Målgruppe

Dette webinaret henvender seg til alle som ønsker en detaljert gjennomgang av de nyeste funksjonene som senest er tilføyet i TimeLog Project.

Utbytte

Bli oppdatert om de nyeste funksjonene.
Få små tips og triks til den daglige bruken av TimeLog Project.
Få TimeLog Project til å bli mer verdifull

Anbefalt lesing

Er tipstekster, video guides og brukerveiledninger for mye?

Foruten at de små bedriftenes behov selvfølgelig er enklere enn de større bedriftene sine, er brukervennligheten essensiel. Vi har et stort apparat av serviceytelser tilknyttet våre produkter. Men undersøkelsen av Teamkundene våre viser tydelig at de kun i et meget lite omfang tar i bruk av tipstekster, video guides og brukerveiledninger. Produktet forventes å være intuitivt og brukervennlig, ellers vurderes det for komplekst.

Det er interessant innsikt å få, det setter tankene i gang rundt behovet for nærliggende service vs. fokus på selve brukervennligheten i produktet. Men det støtter også tydelig styrken ved de mindre systemene, hvor det er skåret i funksjonaliteten.

Artikler som behandler noen av de samme e

Tålmodighet i fokus: 8 råd til å styrke bedriften din med nøkkeltall

Jakob Mikkelsen — Mon, 20 Feb 2012 00:00:00 GMT

TimeLog Project og tilsvarende forretningssystemer kan være en glimrende plattform for å forandre bedriftens prosesser via nøkkeltall (også kalt KPI’er – Key Performance Index) og for å få en fortløpende oppfølging. F.eks kan man lage en fortløpende måling og oppfølging på inntjeningsgraden, faktureringsprosenten, bedriftens pipeline, aktive supportsaker eller noe helt annet, og dermed over tid forberede bedriftens resultater på utvalgte områder.

Mitt forbilde for arbeid med KPI’er er profesjonelle sportsfolk: De setter seg mål, de er tålmodige, de er systematiske, de jobber som oftest med statistikk for både egne og andres prestasjoner (benchmarking), og de holder ut helt til de har nådd målet sitt.

Her kommer åtte råd til hvordan KPI’er best implementeres i små og mellomstore bedrifter med utgangspunkt i opplysninger fra forretningssytemer.

1. Gjør det vanskelige enkelt

Ett nøkkeltall, KPI eller hva man nå kaller det, er en forenkling av et komplekst fenomen. Hvis f.eks. bedriften har et problem med inntjeningen så er det opplagt å fokusere på den enkelte konsulents eller den enkelte avdelings faktureringsgrad. Faktureringsgraden er helt enkelt hvor stor en prosentdel av medarbeiderens normtid som faktureres. Bak nøkkeltallene ligger det en masse komplekse prosesser, hvorfor kunne ikke prosjektet faktureres, hvorfor er det så mye sykdom i konsulentavdelingen etc. Det er alle disse prosessene som skal optimeres for å forberede faktureringsgraden.

Men det er ledelsesmessig vanskelig å kommunisere og jobbe med alle detaljene. Derfor er det bedre å fokusere på nøkkeltall og etterspørre resultater, og så la organisasjonen jobbe seg frem mot resultatet på de forskjellige nivåene. Den gode lederen stiller opp retningen og spør etter resultater. Den dårlige lederen blander seg inn i alle mulige daglige prosesser som det er bedre å overlate til mellomlederne eller til den enkelte medarbeider.

Hvilke nøkkeltall som er relevante for den enkelte bedriften er selvfølgelig helt forskjellig fra bedrift til bedrift. I TimeLog møter vi typisk nøkkeltall som enten relaterer seg til inntjening, til prosjektstyring, til salgsarbeid eller til medarbeidertid (sykdom, fleksitid, etc.). Hvilke nøkkeltall som er relevante avhenger av bedriftens strategi og av bedriftens modenhet.

2. Velg dine kamper

Vi har ofte sett at når en bedrift går i gang med å arbeide med nøkkeltall så har de valgt ut kanskje 6 til 10 nøkkeltall som de vil jobbe med. I forhold til medarbeiderne er det alt for mange. Det kompliserte bildet som er overlappende informasjon og det er vanskelig å kommunisere. Velg derfor få nøkkeltall, og bruk tid og energi å på at hele bedriften tar disse nøkkeltallene til seg.

Vi hører noen ganger et argument for å velge flere overlappende nøkkeltall, nettopp for at medarbeiderne ikke suboptimerer adferden sin i forhold til et nøkkeltall. Det kan være noe om snakken, men min vurdering er allikevel at få velvalgte nøkkeltall er det som fungerer best.

3. Bruk de samme nøkkeltallene på forskjellige nivåer.

Hvis man f.eks. velger å fokusere på tre nøkkeltall: Faktureringsgrad, sykdomsprosent og aktive supportsaker, så bruk disse på alle nivåer i bedriften: For den enkelte medarbeider, for den enkelte avdeling, for hele bedriften og som en del av bestyrelsesrapporteringen.

Hvis nøkkeltallene ikke er relevante i bestyrelsessammenhengen så er sannsynligvis ikke nøkkeltallene de riktige nøkkeltallene, for da er det ikke sammenheng mellom det taktiske og det strategiske nivået.

4. Tålmodighet i fokus

Det enkleste er å velge nøkkeltall. Det vanskelige er å holde fast i disse og fortsatt jobbe med de samme tre nøkkeltallene 9 måneder etter at man vedtok de på et ledelsesseminar. Men det er det som skal til

Nye gode browsere gjør SaaS enda bedre

Jakob Mikkelsen — Fri, 17 Feb 2012 00:00:00 GMT

Det er hyppighet i oppgraderingene av browsere for tiden. Både Microsoft og Google har nylig frigjort nye versjoner av Internet Explorer og Chrome. Begge raskere enn tidligere versjoner.

Min yndlingsbrowser, Firefox, utga i går den endelige versjonen av deres Firefox 4. Firefox 4 er klart raskere enn forgjengeren, Firefox 3.5, selv om den ikke virker like så hurtig som Chrome. Allikevel foretrekker jeg Firefox fordi jeg syntes den virker mer oversiktlig, er bedre til å styre bookmarks osv. I tillegg så er det en bedre browser til webutvikling.

En fin nyhet i Firefox 4 til TimeLogs kunder er muligheten for ”Pin as App tab”. Som du kan se på skjermbildet nedenfor har jeg ”pin’et” min TimeLog Project, for den skal jeg bruke flere ganger hver dag. Den vil alltid bli vist med et lite ikon ytterst til høyre. Smart og oversiktlig.

Enklere business intelligence med Excel PowerPivot 2010

Søren Lund — Fri, 10 Feb 2012 00:00:00 GMT

Med TimeLog Project følger en lang rekke standardrapporter som har til formål å dekke de mest aktuelle behovene.

Men har man behov for å få data presentert på en spesiell måte, mikse opplysninger som ikke opptrer i de samme rapportene, eller å inndra opplysninger fra andre systemer enn TimeLog Project kan det være en fordel å se på noen av de rapporteringsverktøyene som andre softwareleverandører tilbyr gratis eller til et beskjedent beløp.

I en normal pivottabell er datagrunnlaget en tabell hvor en linje inneholder samtlige felter, som man i pivottabellen skal kunne gruppere og summere på. Ønsker man å summere prosjekttallene sine per prosjekttype skal prosjekttypen altså finnes på hver eneste linje i datagrunnlaget, men den opplysningen er ikke til stede i alle TimeLog Projects. I praksis betyr det at man ofte manuelt må legge til informasjon til datagrunnlaget, noe som er tidskrevende og ofte umulig.

Med PowerPivot kan datagrunnlaget bestå av flere forskjellige kombinerte datauttrekk. Hvert datauttrekk kan enten hentes direkte fra en database eller en fil. Det gjør det mulig å eksportere en rekke rapporter eller lister fra TimeLog Project og kombinere de til en pivotrapport. Eksempelvis kan man kombinere en liste med stamopplysninger for hvert prosjekt med en rapport som inneholder opplysninger om de enkelte tidsregistreringene og således gruppere tidsregistreringene ut fra prosjektets stamopplysninger.

PowerPivot gir ekstraordinære muligheter for å vende og dreie tallende så de matcher de nøyaktige behovene og gir den ønskede oversikten uten å gå på kompromiss med funksjonaliteten.

Gjør IT-systemet ditt klar til det nye året

Thomas Gudmandsen — Thu, 02 Feb 2012 00:00:00 GMT

Hvert årsskifte gir muligheten til en oppsummering av året som har passert, samt forberedelser til det nye. Dette gjelder både for statsministere, konger og økonomiansvarlige. Denne bloggposten handler mest om de siste.

Likt som de fleste andre økonomi- og IT systemer som håndterer bedriftens økonomi er det elementer i TimeLog Project som kanskje skal endres i forbindelse med årrskiftet:

Skal timesatser og kjøresatser reguleres?
Er firmaets helligdagskalender oppdatert, så fleksibilitet og ferieberegningene stemmer?
Skal fleksiregnskapet justeres og feriesaldoen til medarbeidere på utenlandske kontoer avstemmes?
Er det medarbeidere som skifter normtid?
Skal det opprettes nye generelle prosjekter til det interne arbeidet i virksomheten?

Du kan spare både tid og spørsmål ved å ha styr på det ovenstående i god tid.

Timesatser

TimeLog Project arbeider med to typer timesatser:

Timepriser; benyttes ved fakturering av medarbeidernes tidsregistreringer på de enkelte kundeprosjekter.

TimeLog opererer med standard timepriser og kundespesifikke timepriser som skal redigeres enkeltvis.

Kostnader; oppgir utgiften som den enkelte medarbeider påfører prosjektene hver gang det registreres en time.

Alle timesatser (Timepris og Kostpris) reguleres av systemadministrator i Systemadministrasjonen under overskriften Økonomi / fakturering hvor den enkelte medarbeideroppsetning oppdateres automatisk.

Man skal dog være oppmerksom på at alle endringer er aktive med en gang man har klikket på oppdater, og vil da bli benyttet på alle påfølgende tidsregistreringer. Det kan derfor være nødvendig å vente med å endre timesatsene til etter 1. januar og eventuelt benytte ledelsesrapporten Juster timepriser til å oppdatere allokerte og evt. påfølgende registrerte timer.

Det vil også være en god ide å lukke hele regnskapsåret 2010 for tidsregistrering under Systemadministrasjon -> Regnskapsperioder. . Dette medfører at alle ukers tidsregistreringer i 2010 låses og det vil ikke lenger være mulig å endre eller tilføye nye tidsregistreringer. Dermed kan år 2010 gjøres opp uten at økonomien til diverse prosjekters endres i løpet av år 2011.

Se eventuelt brukerveiledning K2 Opprettelse af timepriser.

Kjøresatser

Nye kjøresatser for medarbeiderenes kjørte kilometer opprettes i Systemadministrasjonen – Kjøresatser.

Om det skal benyttes en annen kjørestatus ved fakturering av kunder, skal ”Eksterne kjøresatser” aktiveres under Reiseutgifter og innkjøb/utgifter i Systemadministrasjonen -> Generelle innstillinger.

Se eventuelt brukerveiledningen K3 Opprettelse av kjøresatser.

Helligdagskalender

TimeLogs systemadministrator skal sikre at den kommende års helligdagskalender(e) er oppdaterte med det kommende års helligdager og eventuelt firmalukkede dager.

En oppdatert helligdagskalender sikrer at fleksiberegningen og ferieregnskapet beregnes korrekt.

Se eventuelt brukerveiledningen E10 Rettelse av helligdagskalender.

Fleksi- og ferieregnskap

Mange bedrifter opererer med at et maksimalt antall timer må overføres til neste periode, det vil derfor være behov for å justere de aktuelle lønnskoder.

Medarbeidere ansatt på utenlandske kontorer benytter muligens et annet ferieår enn Danmark og skal evt. da ha lagt til den opptjente ferien deres til det komme

Lær TimeLog Project bedre å kjenne

Jakob Mikkelsen — Thu, 26 Jan 2012 00:00:00 GMT

I de siste par årene har vi prøvd å samle så mye opplærings- og hjelpemateriale på TimeLog online som mulig. Målet er å gjøre det så enkelt som mulig for brukerne å forstå systemet. Om du er ny medarbeider i en bedrift som bruker TimeLog Project eller om dere er i gang med å implementere nye prosesser, så skal det finnes noe som passer deg.

Her er en liten oversikt over de forskjellig typene materiale:

Online Webinarer

Kobl deg på et av våre online møter - webinarer. Vi har hver måned webinarer som fungerer som generelle introduksjoner til TimeLog Project og webinarer som går i detalj med de enkelte delene av TimeLog Project eller gjennomgår de nyeste funksjonene.

Ved et webinar kan du se foredragsholderen sin skjerm og stille spørsmål underveis. Webinarene er selvfølgelig gratis.

Se programmet eller videoopptak fra tidligere webinarer her.

Meetups

I 2009 startet vi med ’Meetups’. Et ”Meetup” er et uformelt møte, gjerne i et hyggelig lokale i byen. I Danmark holder vi ’Meetups’ i København og i Århus. Her kommer det en rekke TimeLog-medarbeidere fra forskjellige avdelinger, uten at det er en fast agenda. ’Meetups’ er bra for de mer konseptuelle spørsmålene man har, for eksempel om man vil snakke med noen fra utviklingsavdelingen eller har forslag til TimeLogs videre utvikling.

Meld deg på Meetups her.

88 brukeveiledninger

Vi har akkurat nå 88 brukerveiledninger liggende på websiden vår og det kommer fortløpende flere. De enkelte veiledningene dekker forskjellige områder av systemet eller så dekker de generelle forhold. Som alt annet av TimeLogs materiale finnes brukerveiledningen på dansk, engelsk, tysk, svensk og norsk.

Se brukeveiledningene her

Spør vår supportavdeling

Har du et konkret spørsmål eller problem kan superbrukeren deres alltid kontakte supportavdelingen vår. Her sitter supporterne våre klare til å besvare spørsmålet ditt eller løse problemet ditt.

Les mer her

Produktnyheter

TimeLog utgir nye versjoner og funksjoner et par ganger i året. Kanskje har vi allerede utviklet nettopp den funksjonen du mangler eller så mangler du kanskje bare å få et oversiktlig overblikk.

Derfor har vi samlet alle produktnyheter på en side.

Nyhetsbrev og RSS

Vi sender nyhetsbrev ut ca. fire ganger i året. Nyhetsbrevene holder deg oppdatert med hva som skjer med produktet TimeLog Project og firmaet TimeLog.

Du kan se tidligere nyhetsbrev og melde deg på her.

Bruker du en RSS-reader kan du både abonnere på nyhetene våre og på bloggen vår og holde deg oppdatert om TimeLog project på den måten.

Workshops

Skal du innføre nye prosesser eller har du bruk for å sjekke bruken av TimeLog Project, så kontakt en av konsulentene våre og hør om en workshop kan være tingen.

Les mer her

Blogg og webside

Også er det selvfølgelig bloggen vår og hjemmesiden, som fortløpende blir oppdatert og utvidet. Vi eksperimenterer også med nye medier og formater. Nylig har vi tatt Twitter i bruk, og på litt lengre sikt vil vi sikkert lage flere videoer, da vi ser et stort potensiale her.

Så vi håper at du kan finne den hjelpen du har bruk for og at TimeLog

TimeLogs interne IT-systemer – 100% SaaS, nesten

Jakob Mikkelsen — Fri, 20 Jan 2012 00:00:00 GMT

Hos TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin og bruker om mulig kun webbaserte forretningssytemer. Her er en liten oversikt over hvordan vi styrer ”forretningen TimeLog” fra en browser:

Kjernen i vår forretning er selvfølgelig TimeLog Project med moduler, som vi bruker til å styre prosjektarbeidet, salg, support, fakturering og medarbeidertiden.

Som økonomisystem valgte vi i 2002 det da ny-oppstartede e-conomic. Valget stod mellom C5 og e-conomic. Vi valgte primært e-conomic fordi det var webbasert. På mange måter har det vist seg å være et godt valg. Hvor C5 har stått stille har e-conomic utviklet seg, og vi har ikke på noe tidspunkt hatt behov for å skifte ut e-conomic med noe større.

Websiden vår er en sentral del av salgsprosessen og forretningen generelt. Stort sett alle nye kunder har enten kommet til oss via websiden vår eller så har de hørt om TimeLog, og det første de så gjør er å sjekke løsningen på websiden vår.

Websidens dynamiske deler kjører selvfølgelig på en webbasert CMS. Som analyseverktøy bruker vi Google Analytics. Analytics har vært et uvurderlig verktøy til å analysere websiden vår og til å fortløpende forbedre den. På samme måte er Google AdWords vår viktigste (og dyreste) kilde til betalt søkemaskinmarketing.

Til nyhetsbrev og actionmails (også kalt Auto Responders) bruker vi det australske systemet; Campaign Monitor. Campaign Monitor er herlig brukervennlig og ser bra ut, og de er gode til å fortelle om do’s and don’ts ved nyhetsbrevene.

Til spørreskjemaundersækelser bruker salgsavdelingen vår den fine Survey Monkey. Igjen er valget falt på et KISS-system med høy grad av brukervennlighet.

Vår back-end til TimeLog Project er et eget utviklet websystem som inkluderer; opprettelse av nye kunder, aktivering av moduler og oversikt over forbruk. I dag ville vi helt sikkert tatt en kikk på Zuora, men da vi startet i 2001 fantes det ikke et automatisert standard back-end system til SaaS- produkter. I tillegg er det også veldig sannsynlig at vi ville komme frem til den konklusjonen at nettopp back-end’en er så viktig for oss at vi selv skal ha 100 % kontroll.

Til oversettelse bruker vi WebWord System og Ordboken.com

Emailen vår har vi kjøpt som en såkalt hosted Exchange hos DIR i Århus. Løsningen er en standard Microsoft Exchange- løsning, men hvor DIR tar seg av servere og vedlikehold.

På samme måte har vi stort sett tømt serverrommene våre for servere. Ambisjoner er at alle servere; dokumenter, utviklingsverktøy, alt skal flyttes til dedikerte hosting-firma(er). Dette er blitt ytterligere aktualisert av at vi har startet en utviklingsavdeling i Malaysia, hvor programmørene skal ha adgang til kildekontrollsystemet og dokumenter via VPN.

Noen ganger hører man stadig et sikkerhetsargument mot å flytte servere til dedikerte hosting firmaer. Men det er her jeg tenker: Hvem tro har mest styr på sikkerheten? Et hosting-firma som ikke lager annet enn å hoste intranet, økonomisystemer for bedrifter i alle størrelser. Eller en systemadministrator som passer serverrommet nede i kjelleren som kun kjenner til et system og som for øvrig har det travelt med å gi support til klienter og flikke lokale løsninger sammen.

Godt nytt år!

Søren Lund — Thu, 22 Dec 2011 00:00:00 GMT

Takk til alle for et spennende år, hvor TimeLog passerte en stor milepæl – vårt 10 års jubileum. TimeLog har gått igjennom en fantastisk utvikling siden oppstarten og ser med nysgjerrighet frem mot neste runde fødselsdag.

I løpet av 2011 har vi lagt ut et nytt og etterlengtet prosjektmodul, introdusert forbedringer innenfor ressursstyring og integrert de første kundene med e-conomic. I tillegg har vi ønsket en håndfull nye medarbeidere velkommen.

Året har også for alvor vist interessen for dialog rundt den fremtidige utviklingen av TimeLog Project. Flere og flere deltar i webinarene, seminarene og eventene TimeLog arrangerer. Fra disse arrangementene får vi verdifull feedback og jobber derfor på å gi alle brukerne en mulighet for å komme til ordet.

Til tross for den meget omtalte gjeldskrisen i EU er vi glade for å kunne konstatere at TimeLogs kunder har økt med mer enn 6 % i 2011 målt på antall brukere, mens vi selv har vokst med over 20 %.

Vi ønsker dere alle alt det beste for det nye året!

Her løfter vi sløret av noen av nyhetene i 2012.

Integrasjon med e-conomic nå i beta, utgis i januar 2012.

Spar tid på fakturering og unngå dobbeltinntastning med den gratise standardintegrasjonen mellom TimeLog Project og regnskapsprogrammet e-conomic.

Les om integrasjon med e-conomic

Nye funksjoner på vei

Vi har begynt å arbeide på godkjennelse av tidsregistreringer i flere trinn, start- og sluttdatoer på allokeringer, prosjektnotifikasjoner og støtte av kundedialog om supportsaker i TimeLog Extranet. Senere fortsetter vi med bedre valutastyring, flere funksjoner til ressursstyring og et fortsatt fokus på integrasjonen og API.

Følg med i produktnyheter

Nytt design av TimeLog Project

Det neste store prosjektet blir en ny design av TimeLog Project. Det innebærer blant annet ny navigasjon og brukerstyring. Nye brukere skal kunne komme i gang lettere og erfarne brukere skal kunne øke deres effektivitet.

Webinarer, seminarer og ’meet ups’.

TimeLogs eventer er en stor suksess og vi er allerede i gang med å forberede programmet for neste år. .

Følg med i eventer

Prosjektstyring og IT – 3 modenhetsnivåer

Jakob Mikkelsen — Mon, 19 Dec 2011 00:00:00 GMT

For et par uker siden hadde vi gleden av å holde et opplegg på Computerworlds løpende formiddagsprogram, Breakfast Club. Vi holdt opplegget sammen med René Bergman, utviklingssjef og partner hos Pentia.

Bidraget mitt til dagen var en modell for modenhetsnivåer i virksomheters prosjektavvikling eller prosjektorganisasjoner.

3 modenhetsnivåer

Vi har etterhvert implementert TimeLog Project i over 500 bedrifter, holdt et hav av workshops om bruken av systemet og har løpende dialog med mange av brukerne våre.

Et av de forretningsområdene som TimeLog Project dekker er prosjektstyring. Prosjektstyringen kan ofte være vanskelig å støtte med IT. Dette skyldes at prosjektarbeidet involverer alle, eller i hvert fall de fleste, medarbeidere, at prosjektene går på tvers av avdelinger, prosessen er kompleks og at prosjektgrupper utsettes ofte for et sterkt press spesielt opp mot levering.

Derfor har vi laget denne lille modellen for virksomhetens prosjektavdeling eller prosjektavviklingenes modenhetsnivå som oppdeler bedriftens modenhet i tre nivåer.

Modellene er ikke basert på vitenskapelig data, men kun på erfaringene fra de mange implementeringene. Det er klart at fordi TimeLog spesielt håndterer den økonomiske delen av prosjektstyringen, hvor andre SaaS-systemer fokuserer mer på dokumenthåndtering og prosjektkommunikasjon, så vil fokuset mitt spesielt være rettet mot økonomi- og budsjettstyring av prosjektene.

Det primære poenget i modellen er ganske simpelt: nemlig at man kun får suksess med å støtte prosjektstyring med IT hvis organisasjonens modenhetsnivå matcher ambisjonsnivået for implementeringen. Vi har en del ganger sett dette gå galt, fordi ambisjonsnivået var for høyt eller fordi rekkefølgen av hvilke prosesser som implementeres var feil. Det sagt, så er modellen en sterk generalisering, og det er selvfølgelig store forskjeller mellom bedriftene.

Vi har implementert TimeLog Project i organisasjoner med helt styr på prosjektstyring, PRINCE2, EVM, ETC/EAC, og vi har kunder med prosjektstyring som best kan beskrives som å ta forlengs salto, så lenger de lander med livet i behold er alle glade. Det er selvfølgelig en klar sammenheng mellom størrelse og modenhet, men vi har også møtt sterkt umodne prosjektavdelinger/prosjektkulturer i større bedrifter.

De tre nivåene er:

1. Ad Hoc – Den ganske umodne organisasjonen hvor prosjektstyringen improviseres.

2. Prosjektmodellen- Har styr på de basale forhold slik som prosjektmodell, budsjettering, tidsforbruk, evaluering og avvikling.

3. Excellence – Kikker på tvers av prosjekter og jobber med EVM, prosjektportefølge, benchmarking mellom prosjekter, best practices og utdannelse i prosjektmodell.

Det som du kan bruke denne artikkelen til er å overveie hvor din organisasjon befinner seg i denne modellen og overveie hvilket ambisjonsnivå for et kommende IT-system som er riktig for dere.

1. Ad HoC

Bedrifter og organisasjoner med modenhetsnivået Ad Hoc er typisk helt unge og helt små bedrifter. Det kan også være ”lommer” i større bedrifter som jobber prosjektorientert hvor resten av bedriften for eksempel jobber med industriell produksjon. Eller det kan være eldre organisasjoner som ikke er blitt presset til å strukturere og effektivisere prosjektarbeidet.

Når Ad Hoc prosjektorganisasjonen vil implementere TimeLog Project så er det typiske behovene eller spørsmålene og problemstillingene:

Hvor blir tiden av?

Hvor har vi høy dekningsgrad?

Hvorfor leverer vi alltid for sent?

Hvorfor er det nødvendig med så mange merkelige Excel-ark?

Der hvor vi opplever at Ad Hoc- organisasjonene typisk tar fatt og får størst verdi er ved å implementere prosesser

Tid er penger – også intern tid!

Sascha Skydsgaard — Tue, 06 Dec 2011 00:00:00 GMT

Det er ofte en misforståelse rundt tidsregistrering at det kun er for bedrifter som skal fakturere timene sine. Selvfølgelig er det en nødvendighet for disse bedriftene, da tidsregistreringene er levebrødet deres. Men mange andre bedrifter og avdelinger kan få stor verdi av å se hva tiden brukes til og dermed kunne treffe noen strategiske beslutninger om hva ressursene deres skal brukes til. Ved å ha en kostnad knyttet til medarbeiderne får man nemlig den nøyaktige oversikten over hva interne prosjekter koster.

Det er ofte en ’eye opener’ når man ser hvor mange kroner og ører det koster å lage et lite internt prosjekt eller for eksempel å holde interne møter. Så ved å tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden ta veloverveide beslutninger om hvilke prosjekter som det skal investeres i, hvis man kjenner kostnaden fra tidligere eller lignende prosjekter.

Jeg er av den overbevisning at om man ser på tidsregistreringen som en måte å styre bedriften i riktig retning og prioritere ressurser og prosjekter på, så vil mange bedrifter oppleve et enormt løft i produktiviteten og samtidig ha en gjennomsiktighet i organisasjonene som gjør at det er et oppriktig datagrunnlag for å treffe de riktige beslutningene.

Tidsregistrering er ikke overvåkning

En ting er sikkert; vi skal vekk fra ideen om at tidsregistrering er overvåking av medarbeidere og går utover deres personlige frihet. Det er enhver bedrifts rett å kunne se hvor lang tid det brukes på forskjellige oppgaver i organisaspnen for å ha et godt grunnlag til å kunne ta overordende stratgeiske beslutninger for bedriften, se hvor det mangler ressurser, for eksempel i forhold til ansettelse, se om noen er overabeidet osv. Det hører til sjeldenheten at kundene våre bruker tidsregistreringen til og direkte overvåke hver enkelt medarbeider daglig, de ser heller på det større bildet.

I TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin meget alvorlig og tidsregistrerer all den interne tiden. Ved å gjøre dette i for eksempel salgsavdelingen har vi blant annet fått oversikt over hvor lang tid som blir brukt på nye kunder i forhold til kundeservice, hvor lang tid vi bruker på å lage kontrakter og tilbud, som vi nå har optimert fordi vi sort på hvitt kunne se at det koster oss for mye tid (og penger) å håndtere denne administrative prosessen. Den tiden vil vi heller ha flyttet over på for eksempel møtebooking og møter. Det vil i siste ende gi flere salg som jo er hovedoppgaven for salgsavdelingen. Og jeg kunne fortsatt og fortsatt. Det betyr at vi fortløpende holder øye med vårt tidsforbruk på de enkelte oppgavene og vurderer om det er bruk for prosessoptimering så vi kan bruke våre ressurser bedre.

Jeg kan se at mange av våre kunder etter ca 6 måneders tidsregistrering får et sjokk over at deres virkelighetsoppfatning er lang fra den reelle virkelighet.

Så spørsmålet er; tørr du å utfordre virkelighetsoppfattelsen din og handle deretter?

Hvordan får jeg de ansatte til å registrere tid?

Sascha Skydsgaard — Mon, 05 Dec 2011 00:00:00 GMT

Det er en av de største utfordringene organisasjoner står overfor når de vil innføre et tidsregistreringssystem for første gang, da mange ser tidsregistreringene som en ekstra byrde.

For noen ansatte føles tidsregistreringene som overvåking og de syntes det er ubehagelig at lederen kan følge med i hva de gjør og eksakt hvor lange arbeidsdager de registrerer. Det er spesielt vanskelig å innføre tidsregistrering i en bedrift som aldri har tidsregistrert før, da det krever disiplin for å få gjort det riktig og til tiden. Derfor er det viktig at lederne kommuniserer formålet med tidsregistreringen ut til alle i organisasjonen så det dannes en felles forståelse av hvorfor det er viktig.

Men hvis man virkelig vil ha suksess med tidsregistreringen er det viktigste aspektet at de ansatte får svar på spørsmålet:

“What’s in it for me?”

Før dette spørsmålet blir besvart er det vanskelig å håndheve daglige tidsregistreringer uten å skulle bruke masse tid på oppfølging og påminnelser, som verken er særlig morsomt for lederen eller medarbeideren.

Hva som motiverer den enkelte til en regelmessig tidsregistrering er forskjellig fra person til person. Hvilken motivasjon som fungerer for den enkelte avhenger særlig av rollen i organisasjonen og den ansattes psykologiske profil. For eksempel reagerer prosjektledere oftest på at de kan bedre holde styr på prosjektene deres, mens prosjektmedarbeiderne reagerer på at de kan bruke tidsregistreringene til å dokumentere overfor lederen hvorfor de ikke kunne nå en deadline.

Her er noen argumenter i forhold til forskjellige motivasjonsfaktorer som vi støter på gjennom hele tiden og som kan hjelpe med å svare på spørsmålet ”what’s in it for me”:

Det økonomiske argumentet

Tidsregistreringene sikrer at alle timer på kundene blir registrert, det skaper flere fakturerbare timer som dermed skaper større omsetning. Et resultat av dette er en økt profitabel bedrift og jo flere penger som tjenes, jo større er sjansen for vekst og dermed ingen nedskjæringer noe som gir personlige fordeler for alle.

Det personlige argumentet

Tidsregistreringene kan brukes som verktøy i en MUS/PU samtale mellom den enkelte medarbeideren og lederen. Det kan være ytterst brukbar informasjon, da det kan hjelpe til å sette noen personlige mål samt til å redegjøre for en evt. for stor arbeidsmengde. Dermed motiveres de ansatte til å utføre tidsregistreringene, da det ikke lenge kun er prosjekt- og avdelingsledere som får nytte av dem. De kan plutselig gi en nøyaktig dokumentasjon på hvorfor de ikke kan nå de oppgavene de skal hvis det hele tiden kommer oppgaver inn fra siden som må løses. Dermed kan tidsregistrering være med på å forbedre den enkeltes hverdag.

Det serviceorienterte argumentet

Ved å få oversikt over hvor lang tid det er brukt på de enkelte oppgavene har organisasjonen mulighet for å justere prosjektplanen fortløpende og ha en fornuftig dialog med kunden om hvorfor en deadline for eksempel ikke kan nås til tiden. Det kan fanges opp og til og med unngås i oppløpet så prosjektet ikke avleveres til en sur kunde som ikke har lyst til å handle med dere igjen.

Det prosjektøkonomiske argumentet

Med tiden blir det mulig å få oversikt over fastprisprosjektene. Er prosjektene lønnsomme eller ikke? Dermed er det belegg for å justere tilbud på lignende prosjekter så det ikke tapes penger på prosjektene. I tillegg kan man også raskt se hvilke kunder som er de mest profitable for forretningen. Oftest overrasker det hvilke kunder som gir det høyeste dekningsbidraget.

Det analytiske argumentet

Hva bruker bedriften tid på? Er det på de riktige prosjektene eller forretningsområdne i forhold til strategien, eller brukes det for mye tid på administrasjonen? Tidsregistreringen kan være med på å flytte en bedrift fra å være administrerend

En takk til Apple, tidlige brukere og innovatører!

Sascha Skydsgaard — Tue, 22 Nov 2011 00:00:00 GMT

Enda en gang er Apple kommet med et produkt som alle bare må ha. Den fantastiske iPad. Sånn virker det i hvert fall som når man i mediene hører om den store suksessen. Men for en ikke-teknisk person som meg, kan jeg ikke la være med å trekke på smilebåndet over å se så mange mennesker gå amok over en forstørret versjon av iPhone som egentlig ikke har noe bestemt formål å løse.

For hva kan man egentlig bruke den til? Forleden var jeg på et seminar hvor min sidemann stolt tok iPad’en sin frem. Jeg overveide å prikke han i skulderen for å høre om hans erfaringer, og om han syntes den var så fantastisk som den har blitt hauset opp til å være. Jeg tenkte jeg i stedet ville observere hva han egentlig skulle bruke den til. Det kunne jo hende jeg kom til å bli overrasket. Men det gjorde jeg ikke. Han brukte den til å ha liggende i fanget og se fin ut, ellers brukte han den ikke til noe. Jeg kunne ikke la være med å føle en liten seier da jeg fikk bekreftet fordommen min. Den er kun til pynt og for de som gjerne vil si at de har de riktige forbindelsene og har kunnet kjøpe en iPad før den i det hele tatt kom til Danmark.

”Innovatører og ”tidlige brukere” er gull verdt

Nå er det slik at inne hos oss er folk er veldig opptatt av ny teknologi og hva som er snart kommer ut på markedet av smarte gadgets. Og selv om jeg jobber i en IT-bedrift så kan jeg ærlig innrømme at jeg ikke hører under den kategorien. Jeg er litt som de som først etter noen år vente seg til tanken om SaaS i stedet for installert software.

Men hvis ikke det var mennesker som tok den nye teknologien til seg med julelys i øynene, så vill mange bedrifter aldri blitt til det de har blitt til i dag, heller ikke TimeLog. Da vi kom på markedet var cloud-tankegangen helt ny, og vi kjempet mot installerte løsninger hvor bedrifter selv kunne stå for sikkerheten. Hvis det ikke var for folk som elsker ny teknologi og ser fordeler og muligheter i stedet for usikre forandringer hadde ikke TimeLog eksistert i dag.

Så egentlig skylder vi disse innovatørene og tidlige brukerne en stor takk for at de vil utforske nye muligheter slik at noen som meg, som kanskje er litt konservativ, selv om jeg ikke vil sette meg i gruppen som etternøler - heller en blanding av tidlig majoritet og sen majoritet, kan få de mulighetene vi har i dag.

Man skal aldri si aldri

Så la oss nå se… Kanskje jeg må trekke tilbake hva jeg har sagt. Det blir ikke første gang. Jeg hadde litt den samme holdingen til iPhone som med iPad, og nå er iPhon’en min beste venn. Kanskje når en større andel av befolkningen har tatt iPad’en til seg og noen rent faktisk kan vise meg hvordan den skaper verdi i hverdagen min ser jeg lyset, man skal aldri si aldri.

Jeg kan også se de poengene som min kollega sendte rundt på mail: ”tenk på iPad’en som det perfekte tilbehør til ledere i møter:
• Slås på uten strøm.

• Testet.

• Perfekt skjerm til å dele.

• Mer diskret, mer delikat enn en bærbar.

• Har ikke samme ekskluderende effekt som en bærbar.

Og så kan man vise rapporter fra TimeLog fra TimeLog Project til møter." Ok, jeg kan godt se at den er litt mer håndterbar enn en tung PC, så nå må fremtiden vise om jeg allikevel ender opp som en (lykkelig?) iPadeier. Et viktig poeng er derimot, og som jeg selv prøver å leve etter, at forandring kan vise seg å være nettopp det vi har bruk for, for å skape nye muligheter.

Så til sist vil jeg rette en takk til alle dere som prøver alt det nye, så jeg også får muligheten for å prøve det!

Logg av Outlook og utrett mer

Jakob Mikkelsen — Tue, 15 Nov 2011 00:00:00 GMT

9 tips til bedre e-postdisiplin.

Produktivitet handler om mange ting. Hos TimeLog handler produktivitet normalt om å fakturere mer, ta problemene fortløpende og komme sikkert og enkelt gjennom de administrative prosessene.

Men produktivitet handler også om å få kontroll over sin egen hverdag. Noe av det vi bruker og sløser mest tid på et typisk norsk kontor er e-poster. For et par år siden var jeg så irritert over e-poster at jeg lagde et par regler for min egen bruk av e-post.

Siden da (og sikkert også lenge før) er InboxZero og tilsvarende ”administrer e-postene dine”-metoder blitt promotert pent mye.

I forhold til Inbox Zero syntes jeg man skal gå mer radikalt til verks, så her kommer mine bud på en mer effektiv arbeidsdag. Det er sikkert noen som er lodrett uenig med de følgende regler – feel free to disagree.
1. Logg av din e-postkonto

Skal du ha noe som helst gjort som krever mer enn fem minutters oppmerksomhet – skrive tekster, fakturere, programmere, lage tilbud – så logg av Outlook, eller hvilken konto du bruker. Med mindre du er CEO for et børsnotert selskap, børsmegler eller sikkerhetsekspert, så kommer det neppe noen eposter som er så vigtige at de ikke kan vente en time eller to. (Faktisk er jeg ganske sikker på at CEO’er for børsnoterte selskaper bestemmer selv når de vil forstyrres.

2. Fjern alle ”Nye e-poster” varslinger

Det neste du gjør er å fjerne alle pop-ups, ny epost-lyd og tall som viser hvor mange uleste eposter det er i innboksen din. Det er støy som tager bort oppmerksomheten din. Det er du som bestemmer når du skal lese epostene dine.

3. Slett eposter

Når man så er i gang med å lese eposter, så sørg alltid for å slette alle eposter som du vet du ikke får bruk for igjen. Det sparer mye tid til senere når man skal finne igjen gamle eposter. Alle eposter om dagens tilbud i kantinen, kjedelige nyhetsbrev, ”jeg har lest din epost”-epost, ”hvem kommer på fredagpils”-epost osv. Slett de når de er lest.

4. Besvar e-poster med det samme

Unngå de mange merkelige systemene med å markere e-poster som du vil besvare senere. Hvis du ikke har tid til å besvare e-postene så la være med å sjekke e-postene. Det er selvfølgelig unntak for denne regelen, men unngå å sjekke e-poster hvis du reelt ikke har tid til å besvare de.

5. Start ikke dagen med å sjekke e-postene

Start dagen med å legge en plan for hva du vil oppnå i dag. Hvis man starter med å sjekke eposter før man har fått seg en kopp kaffe og satt seg noen mål for dagen, så ender man ofte med at de innkommende e-postene bestemmer dagsorden. Det kortsiktige får fokus og man glemmer kanskje det som i virkeligheten er viktigst.

6. Meld deg av nyhetsbrevene

Jeg liker nyhetsbrevene godt. Og melder meg på en god del av de. Jeg får til og med lest noen av de. Til gjengjeld er det en god del jeg ikke får lest. Og da gjelder det å melde seg av de så fort som mulig.

7. Skriv kort

Korte e-poster er bedre enn lange.

8. Bruk ”FYI”, ”Spam”, eller ”Til orientering”

Ved å starte en e-post med ”Til Orientering”, så vet mottakeren at dette ikke er den viktigste e-posten i verden. Dette gjør at hun bare kan skimme gjennom mailen og kun lese den grundig hvis hun vurderer det som viktig. En variant av dette er linker til morsomme videoer og tilsvarende. Fint med meg, men skriv "Spam" eller tilsvarende i tittelen, så mottakeren vet at hun kan ignorere e-posten hvis hun har det travelt.

9. Bruk CC og veldig gjerne BCC

Jeg elsker å være orientert. En av de enkleste måtene du kan orientere dine kollegaer om hva som skjer i firmaet er å bruke CC og BBC i utpreget grad. Det er klart at det

Hurtigtaster nå også i Google Chrome

Sascha Skydsgaard — Thu, 10 Nov 2011 00:00:00 GMT

TimeLog Projects snarveier med F-tastene støttes nå av Google Chrome-brosweren.

Dermed kan vi si at vi støtter Chrome, Firefox og Internet Explorer fullt ut. Sistnevnte fra versjon 7 og oppover. Vi anbefaler alltid at man oppdaterer browseren sin til den nyeste versjonen hvis den da ikke gjør det automatisk selv.

Det finnes følgende snarveier:

F1 – Hjelpeseksjonen på TimeLogs hjemmeside

F2 – Raske søk fra alle grensesnitt

F3 – TimeLog CRM (eller ‘Kunder og kontaktpersoner’)

F4 – TimeLog Help Desk

F5 – Oppdater side

F6 – Søk prosjekt

F7 – Hovedmeny

F8 – Prosjektadministrasjonen

F9 – Ledelsesrapporter

F10 – Systemadministrasjonen

F11 – Detaljert timeliste

F12 – Ukeliste

Se også denne brukerveiledningen for mer informasjon

Integrasjon med e-conomic

Christoffer Lanstorp — Thu, 03 Nov 2011 00:00:00 GMT

Spar tid på fakturering og unngå dobbeltinntastning med den gratis standard integrasjonen mellom TimeLog Project og regnskapsprogrammet e-conomic.

Mange bedrifter har flere spesialiserte systemer til å løse oppgaver for forretningen: CRM, prosjektstyring, tidsregistrering, fakturering, bokføring og regnskap.

Integrasjonen mellom TimeLog Project og e-conomic knytter alle styringsbehovene til konsulentvirksomheten sammen i en webbasert forretningsplattform. Nå behøver man kun å opprette og vedlikeholde kunder, kontaktpersoner og fakturaer i TimeLoG Project mens integrasjonen sørger for å holde e-conomic oppdatert.

Det er mange fordeler ved å integrere TimeLog Project med e-conomic:

Kunder opprettes og vedlikeholdes et sted – i TimeLog Project.

Fakturaer opprettes i TimeLog Project, hvor fakturagrunnlaget finnes.

Fakturaer overføres enkelt, direkte og problemfritt til e-conomic.
Innebygde kontrollverktøy sikrer at fakturaene kommer av gårde i god tid.

Gratis og enkelt å sette opp

Integrasjonen med e-conomic vil være tilgjengelig for alle TimeLog Business og TimeLog Enterprise kunder etter oppdateringen til TimeLog Project 5.5, og den er med i prisen.

Det krever ingen teknisk kunnskap for å sette opp integrasjonen og det er flere brukerveiledninger å støtte seg til hvis det skulle vise seg nødvendig.

Produktark om integrasjonen med e-conomic

Les mer om integrasjoner med TimeLog Project

Les mer om fakturering og økonomi i TimeLog Project

Ressursstyring i TimeLog Poject

Sascha Skydsgaard — Fri, 28 Oct 2011 00:00:00 GMT

Ressursstyring i TimeLog Project er blitt forsterket med mulighet for å kunne se belastningsberegningen ved ressursallokering direkte på prosjektplanen, samt muligheten for å flytte allokeringer fra en ressurs til en annen i et oversiktelig brukergrensesnitt.

I tillegg er det gjort små endringer i flere brukergrensesnitt som gjør hverdagen lettere.

Se webinaropptaket nedenfor som beskriver mulighetene for ressursstyring i TimeLog Project og bli presentert for de nye funksjonene.

Video om ressursstyring i TimeLog Poject

Ny funskjon: Omkontering av tid

Søren Lund — Sat, 08 Oct 2011 00:00:00 GMT

Er du også blant de brukerne som lenge har savnet en raskere måte å endre tidsregistreringene gjort av medarbeidere på prosjektet eller i avdelingen din?

Som en forlengelse av versjon 5.4 har vi utgitt en liten men sterk nyhet til omkontering av tid mellom prosjekter og innenfor det enkelte prosjekt. Vi kaller funksjonen "Omkontering av tid" og den finnes i menyen prosjektadministrasjon.

Som prosjektleder er du avhengig av at prosjektdeltakere registrerer tid på de korrekte fasene så avstemming av budsjettet skal være så enkelt som mulig. Hva skal man gjøre om det ikke er tilfellet? I tidligere versjoner av TimeLog var du tvunget til

- å logge inn som den enkelte medarbieder og rette timene selv, eller
- å be medarbeideren rette timene sine, eller
- å kontakte en bruker med koordinatorrettighetene for å gjennomføre endringen

Med funksjonen Omkontering av tid kan du omkontere et ubegrenset antall tidsregistreringer på et ubegrenset antall medarbeidere i en handling. Det kan for eksempel være om flere medarbeidere har registrert på den samme gale fase i prosjektet ditt, eller om et antall timer skal flyttes fra det fakturerbare prosjektet ditt til et internt ikke-fakturerbart prosjekt.

Du har enda muligheten for å splitte en tidsregistrering i 2 tidsregistreringer hvis du kun ønsker å flytte en del av registreringen til en ny fase eller et nytt prosjekt.

Slik linker du dokumenter med Internet Explorere 9

Anders Brandstrup — Tue, 06 Sep 2011 00:00:00 GMT

Med dokumentlinks kan du linke fra TimeLog Project til dokumenter som ligger andre steder. Det kan være på en server i bedriften, intranettet, harddisken din, eller kanskje i Dropbox eller en lignende service. Det kan linkes til dokumenter fra prosjekter og TimeLog CRM så det er enkel tilgang til for eksempel prosjektbeskrivelser, budsjetter, salgskontrakter, tilbud etc.

Funksjonen kan kun benyttes med Windows og Internet Explorer. Vi anbefaler å oppdatere til den nyeste versjonen Internet Explorer 9, som er bedre enn de foregående versjonene på alle områder.

Med Internet Explorer 9 stilles det nye krav til sikkerheten hvis du vil linke til dokumenter fra TimeLog Project og om du vil lage endringer i oppsettet av både TimeLog Project og Internet Explorer.
En sikker forbindelse til TimeLog Project

Først skal en systemadministrator sørge for at TimeLog Project benytter en sikker forbindelse via HTTPS-protokollen. Det betyr at data som overføres mellom serveren og din browser blir kryptert og at du skal bruke ”https://” foran adressen i stedet for ”http://”.

I TimeLog Projects systemadministrasjon finner du punktet Sikkerhet og tilgang i gruppen Generelt. Helt øverst på siden kan du markere boksen ved siden av Tillat kun tilgang via en kryptert forbindelse (https). Det kan du kun om du allerede har logget inn med ”https://”. Klikk på linken i hjelpeteksten hvis du ikke allerede er logget inn på en siker forbindelse. Klikk så på knappen Oppdater og informer de øvrige brukerne av TimeLog Project om at de fremover skal logge inn med ”https://”.

Gjør TimeLog Project til et pålitelig websted

Nå skal du tilføye TimeLog Project til listen over Pålitelige websteder i Internet Explorer. Pålitelige websteder eller Trusted sites er en liste over websites som du kan stole på som ikke vil forårsake skade på hverken computeren eller dokumentene dine.

Velg menyen Funksjoner og Internettinnstillinger. Eller klikk på det lille tannhjulet ytterst til høyre i browservinduet og velg Internettinnstillinger.

Klikk på fanen Sikkerhet i Internettinnstillinger.

Klikk på Pålitelige websteder og deretter på knappen Websteder.

I det nye vinduet skriver du adressen til TimeLog Project, for eksempel "https://tl.timelog.dk", "https://app.timelog.com" eller "https://app.timelog.dk". Du kan finne adressen ved å se på adresselinjen i Internet Explorer.

Klikk på knappen Tilføy, og TimeLog Project vil nå være med på listen over pålitelige websteder.

Klik på knappen Lukk og deretter på knappen OK.

TimeLog Business Edition og TimeLog Team Edition. Disse versjonene henvender seg både til interesserte som ikke bruker TimeLog Project i dag samt til nye brukere av TimeLog Project.

Første gang er tirsdag den 4. oktober.

Det er fortsatt mulig å se videoopptak av tidligere webinarer på vår videokanal.

Mer om webinarene og påmelding

Nye ansikter i TimeLog

Sascha Skydsgaard — Fri, 22 Jul 2011 00:00:00 GMT

Det går meget godt for TimeLog i øyeblikket og flere nye medarbeidere har kommet til over de siste par månedene.

Vi er glade for å kunne oppruste salg og serviceavdelingene med fem nye engasjerte medarbeidere.

Martin Kjær er ansatt som salgskonsulent med ansvar for salg primært mot det danske markedet. Martin har i en årrekke arbeidet med salg av bl.a. SaaS- og hostede løsninger, primært innenfor it-sikkerhet mot både offentlige og private kunder, hovedsakelig i Skandinavia.

Hampus Persson er ansatt som salgskonsulent med ansvar for det svenske markedet. Hampus har flere års erfaring med salg innenfor software på både det danske og svenske markedet. Hampus er første ledd i TimeLogs større satsning på det svenske markedet.

Klaus Jespersen Colding er ansatt som salgsassistent og har hovedsaklig kontakt med det danske markedet. Klaus leser cand.merc i strategi, organisasjon og ledelse ved CBS og er i gang med sin hovedoppgave rundt bruken av management-konsulenter i den offentlige sektoren.

Aileen Rasmussener ansatt som salgsassistent med ansvar for våre TimeLog Team kunder i tillegg til det tyske markedet. Aileen har akkurat avsluttet Bacheloren sin fra CBS i tysk forretningsspråk og internasjonal markedsføring og skal ta en master innenfor samme emnet.

Torben Helleskov Jybæk er ansatt som Technical Account Manager og vil være en del av teamet i ’Services'. Torben kommer direkte fra Microsoft i Irland hvor han arbeidet innen Business Support og har stor erfaring innenfor økonomisystemer og implementering av nye prosesser hos kunder.