Fakturer mer og enklere

Få store fordeler ved å koble tidsregistrering og prosjektstyring sammen med fakturering.

Tid, prosjekt og fakturering

I TimeLog Project går det en rak linje fra tidsregistrering over prosjekter til fakturering. Når et prosjekt er opprettet og medarbeiderne har registrert tid, utlegg og reiser, kan man automatisk danne fakturaer ut fra registrert tidsforbruk og et prosjekts budsjett.

Dette har mange fordeler:

• Det er enklere å opprette fakturaer for en utført jobb. Selve faktureringsprosessen kan ofte overstås langt hurtigere enn før TimeLog Project.
• Prosjektlederen får mulighet for å opprette og godkjenne fakturaer.
• Dokumentasjonen til kunden er langt bedre enn før – og kan tilpasses til kundens ønskede detaljeringsnivå.
• Ledelsen kan følge faktureringen
• Rapporter viser kostnad, forventet verdi og realisert verdi ut fra alle de dimensjonene som TimeLog Project understøtter.

Dermed får man ofte bedre oversikt over faktureringen og økonomien – dessuten får man ofte fakturert mer presist og i større mengder enn før.

Presis dokumentasjon kan føre til at konflikter med kunder unngås, og at man står sterkt i en eventuell tvist.

Faktureringsprosessen

En typisk faktureringsprosess i TimeLog Project:

1. Prosjektlederen oppretter et prosjekt
2. Medarbeiderne registrerer tid
3. Prosjektlederen velger ut hvilke faser, tidsregistreringer, utlegg og reiser som skal faktureres, og fører dem over på en faktura.
4. En økonomiansvarlig lukker og bokfører fakturaen, og overfører beløpet til økonomisystemet.
5. Den økonomiansvarlige skriver ut fakturaen – og sender den ut til kunden som endelig faktura, eller som et vedlegg.
6. Økonomi og ledelse kan følge faktureringsgrad, dekningsgrad og medarbeidereffektivitet i TimeLog Project.

Prosessen kan selvfølgelig konfigureres, så den passer til firmaet.

En annen mulighet er at økonomiavdelingen oppretter fakturaene – for deretter å sende en PDF med fakturaene ut til prosjektlederne.

Andre firma kjører med at kun lukkede og godkjente tidsregistreringer kan faktureres – når en leder har godkjent, er alt klart til fakturering.

Et tydelig faktureringsgrunnlag

En av de helt store fordelene med å bruke TimeLog Project til fakturering, er at de enkelte fakturalinjene genereres automatisk ut fra registrert tid, utlegg og reiser.

Ved oppretting av en ny faktura velger man først en periode. Dermed listes alle postene for gjeldende kunden i perioden. Dette sparer tid i forhold til manuelle prosesser – og sikrer at langt flere poster blir fakturert.

Dessuten kan kommentarer, som medarbeiderne skriver til tidsregistreringer og utlegg, komme med på fakturaen når dette er ønskelig.

Juster verdiene på de enkelte postene

Når man oppretter en faktura blir de aktuelle registreringene hentet fram. Prosjektleder eller bokholder legger til registreringene som poster på fakturaen, og kan endre i tekst, antall timer, timepris eller pris for utlegg/reiser før fakturaen bokføres.

Man har full frihet til å endre faktureringsgrunnlaget, og dette endrer ikke den opprinnelige registreringen.

Hver gang man fakturerer en time, et utlegg eller en reise i TimeLog Project blir tre nøkkelverdier lagret:

• Kostnadspris (NOK) – kostnaden
• Registrert (NOK) – forventet verdi
• Fakturert (NOK) – realisert verdi

TimeLog Project kan ut fra dette analysere en rekke nøkkeltall, som for eksempel dekningsbidrag, effektivitet eller utgiftsnivå i forhold til konsulenter, kunder, prosjekter eller innsatsområder.

Det er mulig å danne rapporter ut fra alle dimensjonene i systemet (prosjekttype, kunde, medarbeidere, prosjekt og lignende), og hente data ut fra disse nøkkeltallene.