Veien til lønnsom oversikt

Med TimeLog Project har PB Marketing funnet en løsning som vha. tidsregistrering gir god oversikt, sparer tid, og som dermed gir en raskere reaksjonsevne ovenfor nye kunder.

De første årene i et firmas levetid er det vanlig å styre administrasjonen av interne resurser og prosesser på regneark. Mange firma vokser fra regnearket, og det som før ga oversikt blir til uhåndterlig og tidkrevende arbeid. Så er det på tide å finne en ny løsning.

Voksende utfordringer

Danske PB Marketing befant seg i eksakt denne situasjonen. Med 15 ansatte opplevde de daglige utfordringer med å tidsregistrere i Microsoft ® Excel. Adm. Direktør Peter Bjarnarson beskriver situasjonen på følgende måte:

“Vi brukte mer og mer tid på tidsregistrering. Til slutt var det så uhåndterlig at vi ikke kunne lage de beregningene vi skulle bruke. For eksempel kunne vi ikke se om et prosjekt lønte seg eller ei. Til slutt ble det rett og slett for tungt å jobbe med.”

Prisen var et kriterium

Det gikk litt under et år fra Peter Bjarnarson begynte å lete etter en erstatning, til valget falt på TimeLog Project som løsning. I denne perioden vurderte han andre alternativer, blant annet ERP-systemet Maconomy som viste seg å være for dyrt.

Prisen ble dermed en avgjørende faktor, men også utsikten til å slippe for en omfattende installasjon, fordi TimeLog Project er webbasert, ble utslagsgivende for det endelige valget.

“Vårt ønske var å spare tid og få oversikt over butikken – og det fikk vi. TimeLog Project er et gjennomtenkt produkt, med mange aspekter som lever opp til kravene våre.”

Oversikt over faktureringsgraden skapte verdi

Implementeringen av TimeLog Project har endret situasjonen i PB Marketing:

“I dag har vi bedre oversikt over både prosjekter og medarbeidernes tid. Dette betyr blant annet at vi kan handle litt raskere i forhold til å gi tilbud – vi kan nå se tidligere beregninger på samme type prosjekter, og dermed raskt utarbeide et tilbud. Visuelt får vi også en rask oversikt over om et prosjekt kjører som det skal, eller om det er ved å kjøre av sporet. Dette er avgjørende i forhold til faktureringen”, sier Peter Bjarnarson og fortsetter:

“Vi er prosjektorienterte som firma, og derfor er det viktig for oss at vi løpende kan fakturere og se om vi har balanse på prosjektene – altså om de blir avsluttet og fakturert. Hver måned kan vi se en oversikt over faktureringen – og det er muligheter som TimeLog Project gir oss.”

Når vi spør inn til det direkte resultatet for PB Marketing, kommer svaret prompte:

“Jammen, vi har jo raskere et helt klart bilde av faktureringsgraden. Dette gir oss mulighet for å reagere raskere, og i ytterste konsekvens å stoppe prosjekter som ikke er lønnsomme.”

Raskere arbeidsganger

PB Marketing har også valgt å utvide TimeLog Project med modulen TimeLog CRM (Customer Relationship Management). TimeLog CRM gjør det mulig for selgerne å samle alle kundeopplysninger et sted og raskt og enkelt å videreføre opplysningene til prosjektene:

“Når vi har gjennomført et salg, er det raskt å overføre data til et prosjekt. Dette gir oss et bedre flow, og vi unngår dobbelttastninger. Dermed har fått oversikt og løsning som krever lite tasting, noe som betyr tidsbesparelser og raskere reaksjonsevne. Alt i alt har TimeLog Project og TimeLog CRM betydd tidsbesparelse og økt oversikt for firmaet vårt.”