“Prosjekter til avtalt tid” med TimeLog Project

Novozymes’ Assay & Technology Development avdeling har bedre oversikt over prosjektstyringen og større synlighet i organisasjonen med TimeLog Project og ekstramodulen TimeLog Extranet.

Novozymes’ Assay & Technology Development avdeling bruker TimeLog Project til å registrere og styre interne prosjekter.

Dessuten har Novozymes valgt å bruke ekstramodulen TimeLog Extranet, som gjør det mulig å dele informasjon mellom de forskjellige avdelingene i firmaet og med eksterne partnere.

“"Etter at vi valgte TimeLog som leverandør har avdelingen fått bedre oversikt over prosjektene sine og bedre ledelsesrapporteringsverktøy.”

Avdelingens kunder har nå fått mulighed for å løpende følge løbende med i Assay & Technology Development avdelingens prosjekter. Dette er mulig gjennom ekstramodulen TimeLog Extranet.

Fra Excel til TimeLog Project

“"Før TimeLog ble innført brukte medarbeiderne Excel når de skulle registrere og styre prosjekter,” sier Henning Nielsen.

Da antallet medarbeidere i avdelingen vokste, ble Excel-metoden for vanskelig å vedlikeholde og administrere. Metoden krevde til slutt for mange ressurser i forhold til utbyttet, og den ga heller ikke nødvendig oversikt over avdelingens prosjekter.

“Derfor bestemte jeg meg for å finne en løsning som lever opp til mottoet vårt – prosjekter til avtalt tid.”

Større system som bl.a. Microsoft® Project ble vurdert i den innledende runden, men som Henning Nielsen påpeker:

“"Microsoft Project ble raskt forkastet på grunn av kompleksitet, og fordi det innebar ekstrautgifter til opplæring og konsulenter”

I stedet for valgte Henning Nielsen å se på løsninger som levde opp til avdelingens mange behov.

“Vi hadde bruk for et prosjektstyrings- og tidsregistreringsverktøy som var enkelt å implementere, med en fleksibel prismodell og en intuitiv oppbygning som var rask og enkel å lære for brukeren av systemet.”

Spesielt ønsket om en fleksibel avtale, som kunne sikre at firmaet ikke var tvunget til å forplikte seg til en langvarig kontrakt, var et stort ønske. Her falt valget raskt på TimeLog Project: Systemet var fleksibelt og løste mange av behovene i avdelingen.

Rask og enkel implementering

Novozymes implementerte i april 2007 TimeLog Project. I utgangspunktet var løsningen fra TimeLog registrert til 14 brukere, men systemet vokste med oppgaven, og nå brukes TimeLog Project av mer en 40 ansatte. TimeLog blir brukt til alt fra registrering av medarbeidertimer hos laborantene, til mer overordnet styring av prosjektledernes prosjekter.

Implementeringsprosessen var raskt overstått og gikk enkelt:

“Selve implementeringsprosessen, inklusiv brukertrening, tok under end en måned, noe som gjorde at de ansatte kom raskt i gang med å bruke systemet. De tok derfor raskt TimeLog til seg,” sier Henning Nielsen.

Bedre innsikt i status

Konsekvensene av implementeringen var raskt klar:

“Vi har en mye bedre planlegging av, og innsikt i, prosjektene i avdelingen nå en før”

TimeLog Extranet ble også positivt mottatt, og blir primært brukt av kunder som følger med på prosjekter:

“"Det har gitt ledelsen Assay & Technology Development et verktøy til løpende å følge med i prosjektene, og grundig innblikk i status på avdelingens forskjellige prosjekter.”

Dessuten brukes TimeLog Projects rapporteringsmuligheter ofte. Spesielt belastningsrapporten gjør at prosjektlederne kan få oversikt over de enkelte prosjektmedarbeidernes kapasitet nå og i fremtiden. Denne rapporten brukes ofte i sammenheng med avdelingens jevnlige statusrapporter.

Som Henning Nielsen selv beskriver det, så har TimeLogs løsning på alle måter vist seg å være en meget god investering:

“Det er svaret på mine bønner.”