Prosjektledelse med utfordinger

Tidligere utviklet InterMedia sine egne prosjektdatabaser, men på et tidspunkt innså de at denne måten å gjøre tingene på hadde sine begrensninger. Spesielt konvertering til web krevde for mye, og InterMedia valgte derfor å søke etter en alternativ løsning til styring av prosjekter.

InterMedia er et tverrfaglig forskningssenter, som jobber prosjektorientert i forhold til design, kommunikasjon og læring i digitale miljøer. De ble etablert i 1998 ved Universitetet i Oslo. De jobber mye i prosjekter, og det er derfor viktig at de kan styre prosjektene sine på en oversiktlig måte.

InterMedia hadde to hovedkrav til et nytt system: Det skulle kunne håndtere EU-rapportering, og skape en tydelig prosjektstyring. I forhold til EU-rapportering sier Lars Lomell følgende om TimeLog Project:

“InterMedia er avhengige av å kunne rapportere til EU. Der er det noen veldig formelle krav til tidsregistrering. Vi må ha et system som kan ta vare på detaljer. Det kunne TimeLog Project til en viss grad, og der hvor det ikke var mulig har InterMedia samarbeidet med TimeLog om å utvikle egne rapporter.”

Nordisk prosjektledelse og brukervennlig system

En av grunnene til at valget falt på TimeLog Project var at systemet var dansk, og at det derfor var målrettet til den nordiske måten å styre prosjekter på. Lars Lomell utdyper dette på følgende måte:

“Det har noe å gjøre med nordisk tradisjon for prosjektstyring. Det finnes massevis av andre prosjektstyringssystemer på markedet, men de tar utgangspunkt i amerikanske modeller, som ikke alltid passer inn i den nordiske tradisjonen. Samarbeidet med TimeLog har i denne sammenhengen, gått veldig fint.”

Lars Lomell påpeker at brukervennligheten i TimeLog Project er en annen fordel:

“For en vanlig ansatt, som bare skal registrere timer, så er det veldig enkelt å lage en tilpasset prosjektliste. Det er viktig for oss at det er en lav terskel for hverdagsbrukeren.”

Implementering i tre trinn

InterMedia ble kunde hos TimeLog i desember 2006, og var ferdig med implementeringsprosessen i starten av mai 2007. Fra starten gjorde senterledelsen og administrasjonen det klart at dette systemet var helt nødvendig, og at det var et absolutt krav at systemet skulle brukes. Implementeringen forgikk i tre trinn, og bruken av systemet ble mer forpliktende for hvert trinn.

Etter at InterMedia begynte å bruke TimeLog Project ble prosjektstyringen bedre. Lars Lomell beskriver forbedringene på følgende måte:

“Ting som tidligere var ambisjoner i forhold til prosjektstyring, er nå i langt større grad blitt realisert. Dette gjelder spesielt i forhold til prosjektoppfølging. Vi har hatt ambisjoner om å kunne følge og styre, og å kunne gi prosjektdata tilbake til prosjektene. TimeLog Project hjelper denne prosessen, fordi systemet tvinger en konkret måte frem. Man får noen konkrete ting å forholde seg til, og man får mulighet for å konkretisere hva prosjektlederen egentlig vil ha og klare bestillinger. Det er mye lettere å følge opp fordi betingelsene for klarhet, i forhold til oppfølging av prosjekter er der.”

I august 2007 startet InterMedia på en ny fase i bruken av TimeLog Project. Nå bruker de systemet til å registrere arbeidstid, fleksitid og avspasering. Tidligere brukte InterMedia et tidsstyringssystem basert på regneark, og denne delen er nå flyttet over i TimeLog Project.

Knytter organisasjonen sammen

TimeLog Project blir også brukt aktivt under møter mellom administrasjonen og prosjektlederne. TimeLog Project blir vist på storskjerm og dermed skapes et felles sted, som man kan orientere seg mot. Dette er med til å skape en større felles forståelse av hva som skal gjøres i et prosjekt. TimeLog Project er dermed med til å skape gjensidig press og støtte i prosjekter.

Med TimeLog Project har InterMedia fått et system som knytter flere nivåer i organisasjonen sammen, på en ny måte.