Jakt på effektiv fakturering

Prosjektarbeid over langstrakte perioder, gjorde fakturering til en utfordring for sveitsiske emineo.

Styring av kundeoppgaver hos emineo skjer på konsulentbasis, og én enkelt sak kan vare i flere måneder. Når man jobber med langstrakte prosjekter, skjer den endelige faktureringen til kundene over flere måneder. Derfor oppstod det et problem for emineo – de manglet oversikt over hva som var fakturert. Dette resulterte i et manglende faktureringsgrunnlag, som kostet dem både tid og penger.

Konsulentfirma og softwareutvikler emineo har spesialisert seg innenfor løsninger av driftsøkonomiske problemer. De har faglig ekspertise som dekker hele prosessen, fra strategi, over den faglige og tekniske konseptutviklingen, til softwareutvikling.

Løsningene er kundetilpasset og utviklet på SAP NetWeaver®-platformen på J2EE teknologi. emineo utvikler også applikasjoner til SAP-portaler, og mobile enheter, og sikrer integrasjon av systemet i hele firma.

Erfarne konsulenter og effektiv realisering gjør emineo markedsledende innenfor utvikling av SAP NetWeaver® og Java-prosjekter.

Utfordringen – et svakt faktureringsgrunnlag

Werner Zecchino, administrerende direktør for emineo, identifiserte et problem: De administrative oppgavene krevde for mange ressurser, noe som førte til redusert dekningsgrad og omsetning.

“Før TimeLog Project brukte vi enorme mengder tid på å styre vår egen tidsregistrering og fakturering. Samtidig mistet vi penger for tidsregistrering som lå flere måneder tilbake i tid. Vi manglet et system til å styre disse prosessene,” sier Werner Zecchino.

Før emineo begynte å bruke TimeLog Project, registrerte medarbeiderne tid i WebTimeSheet, og etterfølgende ble tiden evaluert for fakturering. Faktureringen ble utført på konvensjonelt vis i Word-dokumenter. Det oppstod problemer fordi emineo ofte jobber med prosjekter over lang tid, som ikke alltid blir fakturert på månedsbasis. Dermed mistet de ofte oversikt over hvilke tjenester som ikke var blitt fakturert.

“Det var avgjørende for oss å finne et effektivt system til tidsregistrering, som samtidig kunne gi oversikt over hvilke oppgaver som var fakturert, og hvilke som manglet – for dermed å stoppe tap på omsetning,” forklarer Werner Zecchino.

På jakt etter en løsning – kun én tilgjengelig!

Under jakten på et nytt system som på den ene siden var et enkelt tidsregistreringssystem, og på den andre siden samlet prosesser for fakturering og kontroll med betalte fakturaer, støtte Werner Zecchino på TimeLog Project.

TimeLog Project var det eneste produktet som samlet alle prosessene fra tidsregistrering over fakturering, til kontroll med hvilke regninger som var betalt – det var virkelig det eneste!

Et annet aspekt som gjorde TimeLog Project til det rette valget for emineo, var faktureringsprosessen, samt en høy grad av brukervennlighet.

“Fakturering av registrerte timer i TimeLog Project går ekstremt raskt. Man har til enhver tid oversikt over hvilke prosjekter som det er registrert tid på, hvilke som er fakturert og hvilke som stadig er utestående. Med få klikk kan en faktura opprettes, og skrives ut fra TimeLog Project. Hele prosessen halverer tiden det tar, og vi er til enhver tid sikre på at registrerte timer blir fakturert,” sier Werner Zecchino og fortsetter:

“Fra et brukerperspektiv er det et meget likefram og enkelt system. TimeLog Project har ingen blinkende og rare symboler som distraherer. Det du får er et rent og enkelt system, som er enkelt å bruke, og det var viktig for meg.”

Resultatet – en besparelse på 10-15%

Etter å ha byttet til TimeLog Project har emineo oppnådd en besparelse på utgifter til intern administrasjon.

“Vi har spart rundt 10-15 % på utgiftene. Men enda viktigere er det at vi hver måned sparer massevis av tid på den faktiske faktureringsprosessen.”

De stedene som TimeLog Project har gjort en forskjell har især vært i forbindelse med tidsregistrering og kontroll med fakturaer, men samtidig har systemet også gitt en høy grad av gjennomsiktighet i forhold til forskjellige forretningsprosesser.

Zecchino forklarer: “Nå kan vi raskt og på gjennomsiktig vis, se hvor vi bruker tid og hvilke prosjekter, kunder og prosesser som vi har brukt tid på – det er ekstremt viktig for å kunne lede emineo,” og fortsetter:

“TimeLog Project har hjulpet oss med å optimere de interne prosessene og faktureringsgrunnlaget.”