Avstand med oversikt

Webbasert tidsregistrering var løsningen.

En utfordring for Docmap har vært plasseringen av avdelinger i både Oslo og Stavanger. Avstanden medførte utfordringer i forhold til intern administrasjon.

“Før vi begynte å bruke TimeLog Project, hadde jeg ikke direkte adgang til data fra utviklingsavdelingen i Stavanger. Nå har jeg alle informasjonene jeg har bruk for, minuttet etter at medarbeiderne mine har registrert tiden sin i TimeLog Project.” forklarer administrerende direktør Svein H. Syversen.

Samtidig har Docmap konsulenter spredt ut over store avstander i Norge og Sverige. Derfor er webbasert tidsregistrering et perfekt middel til å forbedre ledelsens oversikt over Docmap, og for å sikre en effektiv forretningsprosess.

“Vi har konsulenter i Norge og Sverige som har bruk for å kunne tidsregistrere jobben sin. Med TimeLog Project er det enkelt og raskt, og de kan gjøre det direkte på sin bærbare datamaskin – uansett hvor de oppholder seg. Det betyr at jeg på alle tidspunkter har adgang til et oppdatert oversikt over firmaet,” forklarer Svein H. Syversen.

Løsningen – en komplett oversikt

Docmap har brukt TimeLog Project i ca. to år, og allerede nå er TimeLog Project blitt firmaets mest sentrale forretningssystem.

“Før vi begynte å bruke TimeLog Project registrerte vi ikke tiden i et ordentlig system, men i et Excel-regneark. Hver måned samlet jeg alle medarbeidernes tidsregistreringer i et Excel-ark. Etterpå skulle jeg manuelt gjennomgå alle tidsregistreringene, for å finne ut av hva jeg kunne fakturere og hva jeg ikke kunne fakturere. Samtidig var både interne og eksterne prosjekter blandet sammen. Med TimeLog Project er disse prosessene blitt mye enklere, og eksterne og interne prosjekter er automatisk delt opp. For oss betyr det at det ikke er et problem å styre de 50-60 prosjektene vi opererer med i øyeblikket,” forklarer Svein H. Syversen og fortsetter:

“Primært bruker vi systemet til å registrere tid i og til å fakturere med. TimeLog Project har gjort det mulig for oss å samle alle nødvendige data for en samlet oversikt over vårt effektivitetsnivå og salg. Samtidig hjelper systemet oss å skape overblikk over nye kundeemner. Det eneste vi skal gjøre er å registrere hver eneste time,” forklarer Svein H. Syversen.

Resultater du kan se og føle

Og de økonomiske resultatene har også begynt å vise seg.

“Vi er veldig fornøyde med TimeLog Project og vi syns systemet kjører godt. Nå har vi mulighet for å registrere hver eneste time i TimeLog Project. Allerede nå kan vi se på regnskapene, sammenlignet med i fjor, at TimeLog Project har vært en god investering. Tallene fra i dag er mye bedre enn før vi begynte å bruke TimeLog Project.”

Mulighetene

TimeLog Project er et webbasert standardprodukt som med fordel kan brukes i konsulent- og prosjektbransjen. TimeLog Project er mer enn webbasert tidsregistrering, med de rette innstillingene og opplæring kan systemet erstatte hele foretningssystemer.

“Vi har en hosting (leie)–avtale med TimeLog, og får derfor produktet til en meget favorabel pris. Dette betyr at en enkelt medarbeider kun trenger å registrere én enkelt arbeidstime og den månedelige utgiften er dekket. Det syns jeg er et meget godt investeringsavkast,” sier Svein H. Syversen.

TimeLog Project kan på lengre sikt gi innsikt i både fordeler og ulemper ved måten en bedrift har valgt å organisere seg på. Gjennom tidsregistreringen kan man lage målinger og analyser av alt fra dekningsbidrag på kunder, til medarbeidernes faktureringsgrad og innsatsområder i de forskjellige forretningsenhetene. TimeLogs produkter er effektive ledelsesverktøy som enkelt og effektivt forbedrer firmaets lønnsomhet.