Nøkkel til et godt faktureringsgrunnlag

3Dfacto savnet oversikt over faktureringsgrunnlaget, og mistet derfor fakturerbare timer. Dette fikk dem til å velge TimeLog Project, som viste seg å effektivisere faktureringsprosessen.

Det internasjonalt orienterte softwarefirmaet 3Dfacto, manglet i slutten av 2004 et effektivt tidsregistrerings- og faktureringssystem.

“Før vi begynte å bruke TimeLog Project brukte vi Excel. Dette gjorde vi lenge, fordi vi syntes at det var vanskelig å finne et system som passet perfekt til behovene våre. Til slutt mistet vi for mange fakturerbare timer – og ble derfor nødt til å handle,” forklarer Morten Bolø, VP Professional Services, hos 3Dfacto.

“I prosessen så vi blant annet på Microsoft® Project, men systemet manglet faktureringsdelen, som vi var meget interessert i, og dessuten krevde dette et mer avansert servermiljø enn vi hadde. Vi så også på andre webbaserte systemer.”

Det tok nesten to år fra 3Dfacto første gang så på Timelog Project, til de valgte å kjøre videre med systemet, noe som er en litt lengre prosess enn de fleste går gjennom.

“For oss var det en erkjennelsesprosess som gikk over flere år – det systemet vi forestilte oss eksisterte ikke, og hvis det hadde eksistert, hadde det kanskje ikke vært det rette likevel. De valg som TimeLog har gjort – om hvor snittet skal ligge, var gode og viste seg å passe bra til oss. ”

Fakturering i sentrum

TimeLog Project er utviklet til å kombinere webbasert tidsregistrering med fakturering og prosjektstyring. Især koblingen mellom tidsregistrering og fakturering gjør verdien av TimeLog Project unik.

“Det var spesielt faktureringselementet som gjorde utslaget for oss. TimeLog Project passer perfekt til oss i forhold til fakturering. Vi hadde før mange fakturerbare timer som gikk tapt fordi det var for vanskelig å lage fakturaer. Nå er det superenkelt, og vi har styr på faktureringsgrunnlaget,” sier Morten Bolø.

Ifølge Morten er det blitt uendelig mye enklere å lage fakturaer:

“Man sitter med følelsen av at det er enkelt å registrere tid, og at man alltid har oversikt over tidsforbruket. Det er deilig.”

TimeLog Help Desk – en del av et samlet faktureringssystem

Etter å ha brukt TimeLog Project en kort stund, valgte 3Dfacto å utvide med ekstramodulen TimeLog Help Desk. For dem var dette en naturlig forlengelse av å jobbe med systemet, og synergieffekten ved å kombinere prosjektstyring med support i én løsning var stor:

“Ved å ha en i stedet for to kilder, unngår vi masse manuelt tastearbeid. Vi sparer tid – timer, vi ellers ville tapt i faktureringsprosessen. Med TimeLog Project og TimeLog Help Desk bruker vi samme system til å registrere tid og utlegg, til å styre faktureringen og til supportarbeidet. Det at vi har et sammenhengende faktureringssystem på tvers av TimeLog Project og TimeLog Help Desk har gjort at vi i dag har mulighet for å fakturere 10-20% mer enn vi gjorde før i tiden, og det er av kostbar verdi for oss,” sier Morten Bolø.

I det daglige bruker 3Dfacto ekstramodulen TimeLog Help Desk til kunder som helt konkret har bruk for support.

“Vi bruker modulen internt til å registrere tid på de enkelte sakene, og til å skrive ned hva som er skjedd og gjort i hver eneste sak. Denne informasjonen er verdifull for oss når vi skal fakturere. Spesielt når vi gjennomgår en faktura, og skal vurdere hvilke timer som ikke skal faktureres og hvilke vi skal fakturere. Vi bruker det også til å finne det rette faktureringsgrunnlaget med,” sier Morten Bolø.

I 3Dfacto allokeres alle medarbeidere til deres respektive prosjekter, som de så registrerer tid på. Samtidig hjelper de hverandre på tvers av prosjektene – og her er det spesielt viktig at den tiden som brukes, registreres på den aktuelle saken – spesielt når det er supportsaker.

“I supportavdelingen var det tidligere den personen som hadde det direkte kundeansvaret som registrerte tid på en supportsak, selv om også andre medarbeidere brukte tid på å løse problemet. Dermed mistet vi mange fakturerbare timer, men vi er blitt bedre til det, og det betyr mye for faktureringsgrunnlaget,” sier Morten Bolø.

Etter at 3Dfacto implementerte TimeLog Project og TimeLog Help Desk, har firmaet økt faktureringsgrunnlaget, og presisjonen av dette, markant – spesielt i supportavdelingen er tallene blitt bedre.