TimeLogs interne IT-systemer – 100% SaaS, nesten
Hos TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin og bruker om mulig kun webbaserte forretningssytemer. Her er en liten oversikt over hvordan vi styrer ”forretningen TimeLog” fra en browser:
Kjernen i vår forretning er selvfølgelig TimeLog Project med moduler, som vi bruker til å styre prosjektarbeidet, salg, support, fakturering og medarbeidertiden.
Som økonomisystem valgte vi i 2002 det da ny-oppstartede e-conomic. Valget stod mellom C5 og e-conomic. Vi valgte primært e-conomic fordi det var webbasert. På mange måter har det vist seg å være et godt valg. Hvor C5 har stått stille har e-conomic utviklet seg, og vi har ikke på noe tidspunkt hatt behov for å skifte ut e-conomic med noe større.
Websiden vår er en sentral del av salgsprosessen og forretningen generelt. Stort sett alle nye kunder har enten kommet til oss via websiden vår eller så har de hørt om TimeLog, og det første de så gjør er å sjekke løsningen på websiden vår.
Websidens dynamiske deler kjører selvfølgelig på en webbasert CMS. Som analyseverktøy bruker vi Google Analytics. Analytics har vært et uvurderlig verktøy til å analysere websiden vår og til å fortløpende forbedre den. På samme måte er Google AdWords vår viktigste (og dyreste) kilde til betalt søkemaskinmarketing.
Til nyhetsbrev og actionmails (også kalt Auto Responders) bruker vi det australske systemet; Campaign Monitor. Campaign Monitor er herlig brukervennlig og ser bra ut, og de er gode til å fortelle om do’s and don’ts ved nyhetsbrevene.
Til spørreskjemaundersækelser bruker salgsavdelingen vår den fine Survey Monkey. Igjen er valget falt på et KISS-system med høy grad av brukervennlighet.
Vår back-end til TimeLog Project er et eget utviklet websystem som inkluderer; opprettelse av nye kunder, aktivering av moduler og oversikt over forbruk. I dag ville vi helt sikkert tatt en kikk på Zuora, men da vi startet i 2001 fantes det ikke et automatisert standard back-end system til SaaS- produkter. I tillegg er det også veldig sannsynlig at vi ville komme frem til den konklusjonen at nettopp back-end’en er så viktig for oss at vi selv skal ha 100 % kontroll.
Til oversettelse bruker vi WebWord System og Ordboken.com
Emailen vår har vi kjøpt som en såkalt hosted Exchange hos DIR i Århus. Løsningen er en standard Microsoft Exchange- løsning, men hvor DIR tar seg av servere og vedlikehold.
På samme måte har vi stort sett tømt serverrommene våre for servere. Ambisjoner er at alle servere; dokumenter, utviklingsverktøy, alt skal flyttes til dedikerte hosting-firma(er). Dette er blitt ytterligere aktualisert av at vi har startet en utviklingsavdeling i Malaysia, hvor programmørene skal ha adgang til kildekontrollsystemet og dokumenter via VPN.
Noen ganger hører man stadig et sikkerhetsargument mot å flytte servere til dedikerte hosting firmaer. Men det er her jeg tenker: Hvem tro har mest styr på sikkerheten? Et hosting-firma som ikke lager annet enn å hoste intranet, økonomisystemer for bedrifter i alle størrelser. Eller en systemadministrator som passer serverrommet nede i kjelleren som kun kjenner til et system og som for øvrig har det travelt med å gi support til klienter og flikke lokale løsninger sammen. Jeg er ikke i tvil.
Det er i store trekk ”forretningen TimeLog” set tut i fra et IT-perspektiv. Der hvor vi ikke har funnet SaaS anvendelig har verktøyene Google Documents virket som et sympatisk og attraktivt alternativ. Men hos TimeLog er vi Excel- og Wordavhengige og en test viste at vi ikke kunne skifte til Google Documents. Spesielt Google Spreadsheet var absolutt ikke avansert nok til vår bruk av regneark. GMail kunne også være en løsning. Men vi har bygget opp en del prosesser rundt Exchange og derfor blir et bytte til GMail ganske dyrt for oss.
Hvis vi skullle starte forfra i dag ville vi helt sikkert også velge TimeLog, e-conomic, Google Analytics og Campaign Monitor. Jeg vil tro at vi ville velge en annen løsning til mail, og vi ville helt sikkert basere websiden på et av de gode Open-source CMS’er som det finnes i dag. Umbraco er et godt tilbud.
