Tid er penger – også intern tid!

Det er ofte en misforståelse rundt tidsregistrering at det kun er for bedrifter som skal fakturere timene sine. Selvfølgelig er det en nødvendighet for disse bedriftene, da tidsregistreringene er levebrødet deres. Men mange andre bedrifter og avdelinger kan få stor verdi av å se hva tiden brukes til og dermed kunne treffe noen strategiske beslutninger om hva ressursene deres skal brukes til. Ved å ha en kostnad knyttet til medarbeiderne får man nemlig den nøyaktige oversikten over hva interne prosjekter koster.

Det er ofte en ’eye opener’ når man ser hvor mange kroner og ører det koster å lage et lite internt prosjekt eller for eksempel å holde interne møter. Så ved å tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden ta veloverveide beslutninger om hvilke prosjekter som det skal investeres i, hvis man kjenner kostnaden fra tidligere eller lignende prosjekter.

Jeg er av den overbevisning at om man ser på tidsregistreringen som en måte å styre bedriften i riktig retning og prioritere ressurser og prosjekter på, så vil mange bedrifter oppleve et enormt løft i produktiviteten og samtidig ha en gjennomsiktighet i organisasjonene som gjør at det er et oppriktig datagrunnlag for å treffe de riktige beslutningene.

Tidsregistrering er ikke overvåkning

En ting er sikkert; vi skal vekk fra ideen om at tidsregistrering er overvåking av medarbeidere og går utover deres personlige frihet. Det er enhver bedrifts rett å kunne se hvor lang tid det brukes på forskjellige oppgaver i organisaspnen for å ha et godt grunnlag til å kunne ta overordende stratgeiske beslutninger for bedriften, se hvor det mangler ressurser, for eksempel i forhold til ansettelse, se om noen er overabeidet osv. Det hører til sjeldenheten at kundene våre bruker tidsregistreringen til og direkte overvåke hver enkelt medarbeider daglig, de ser heller på det større bildet.

I TimeLog tar vi selvfølgelig vår egen medisin meget alvorlig og tidsregistrerer all den interne tiden. Ved å gjøre dette i for eksempel salgsavdelingen har vi blant annet fått oversikt over hvor lang tid som blir brukt på nye kunder i forhold til kundeservice, hvor lang tid vi bruker på å lage kontrakter og tilbud, som vi nå har optimert fordi vi sort på hvitt kunne se at det koster oss for mye tid (og penger) å håndtere denne administrative prosessen. Den tiden vil vi heller ha flyttet over på for eksempel møtebooking og møter. Det vil i siste ende gi flere salg som jo er hovedoppgaven for salgsavdelingen. Og jeg kunne fortsatt og fortsatt. Det betyr at vi fortløpende holder øye med vårt tidsforbruk på de enkelte oppgavene og vurderer om det er bruk for prosessoptimering så vi kan bruke våre ressurser bedre.

Jeg kan se at mange av våre kunder etter ca 6 måneders tidsregistrering får et sjokk over at deres virkelighetsoppfatning er lang fra den reelle virkelighet.

Så spørsmålet er; tørr du å utfordre virkelighetsoppfattelsen din og handle deretter?