Prosjektstyring og IT – 3 modenhetsnivåer

For et par uker siden hadde vi gleden av å holde et opplegg på Computerworlds løpende formiddagsprogram, Breakfast Club. Vi holdt opplegget sammen med René Bergman, utviklingssjef og partner hos Pentia.

Bidraget mitt til dagen var en modell for modenhetsnivåer i virksomheters prosjektavvikling eller prosjektorganisasjoner.

3 modenhetsnivåer

Vi har etterhvert implementert TimeLog Project i over 500 bedrifter, holdt et hav av workshops om bruken av systemet og har løpende dialog med mange av brukerne våre.

Et av de forretningsområdene som TimeLog Project dekker er prosjektstyring. Prosjektstyringen kan ofte være vanskelig å støtte med IT. Dette skyldes at prosjektarbeidet involverer alle, eller i hvert fall de fleste, medarbeidere, at prosjektene går på tvers av avdelinger, prosessen er kompleks og at prosjektgrupper utsettes ofte for et sterkt press spesielt opp mot levering.

Derfor har vi laget denne lille modellen for virksomhetens prosjektavdeling eller prosjektavviklingenes modenhetsnivå som oppdeler bedriftens modenhet i tre nivåer.

Modellene er ikke basert på vitenskapelig data, men kun på erfaringene fra de mange implementeringene. Det er klart at fordi TimeLog spesielt håndterer den økonomiske delen av prosjektstyringen, hvor andre SaaS-systemer fokuserer mer på dokumenthåndtering og prosjektkommunikasjon, så vil fokuset mitt spesielt være rettet mot økonomi- og budsjettstyring av prosjektene.

Det primære poenget i modellen er ganske simpelt: nemlig at man kun får suksess med å støtte prosjektstyring med IT hvis organisasjonens modenhetsnivå matcher ambisjonsnivået for implementeringen. Vi har en del ganger sett dette gå galt, fordi ambisjonsnivået var for høyt eller fordi rekkefølgen av hvilke prosesser som implementeres var feil. Det sagt, så er modellen en sterk generalisering, og det er selvfølgelig store forskjeller mellom bedriftene.

Vi har implementert TimeLog Project i organisasjoner med helt styr på prosjektstyring, PRINCE2, EVM, ETC/EAC, og vi har kunder med prosjektstyring som best kan beskrives som å ta forlengs salto, så lenger de lander med livet i behold er alle glade. Det er selvfølgelig en klar sammenheng mellom størrelse og modenhet, men vi har også møtt sterkt umodne prosjektavdelinger/prosjektkulturer i større bedrifter.

De tre nivåene er:

1. Ad Hoc – Den ganske umodne organisasjonen hvor prosjektstyringen improviseres.

2. Prosjektmodellen- Har styr på de basale forhold slik som prosjektmodell, budsjettering, tidsforbruk, evaluering og avvikling.

3. Excellence – Kikker på tvers av prosjekter og jobber med EVM, prosjektportefølge, benchmarking mellom prosjekter, best practices og utdannelse i prosjektmodell.

Det som du kan bruke denne artikkelen til er å overveie hvor din organisasjon befinner seg i denne modellen og overveie hvilket ambisjonsnivå for et kommende IT-system som er riktig for dere.

1. Ad HoC

Bedrifter og organisasjoner med modenhetsnivået Ad Hoc er typisk helt unge og helt små bedrifter. Det kan også være ”lommer” i større bedrifter som jobber prosjektorientert hvor resten av bedriften for eksempel jobber med industriell produksjon. Eller det kan være eldre organisasjoner som ikke er blitt presset til å strukturere og effektivisere prosjektarbeidet.

Når Ad Hoc prosjektorganisasjonen vil implementere TimeLog Project så er det typiske behovene eller spørsmålene og problemstillingene:

• Hvor blir tiden av?
• Hvor har vi høy dekningsgrad?
• Hvorfor leverer vi alltid for sent?
• Hvorfor er det nødvendig med så mange merkelige Excel-ark?

Der hvor vi opplever at Ad Hoc- organisasjonene typisk tar fatt og får størst verdi er ved å implementere prosesser som:

Automatisering av prosessen: tidsregistrering-> prosjektstyring->fakturering

• Innsamling av alle prosjektdata på et sted
• Ensartet prosjektavvikling
• Skape en felles forståelse og en felles ramme for prosjektavviklingen

De fallgruvene vi ofte møter er:

• Motstand og manglende forståelse for viktigheten av tidsregistrering
• Alt for ambisiøst nedbrytning av prosjekter
• Manglende eierskap på prosessene når de først er fastlagt
• Når bedriftene presses glemmes prosjektstyringen og de nye prosessene
• Ad Hoc-organisasjonene involverer ikke ekstern profesjonell hjelp
• For ambisiøst med hvor mange prosesser som skal implementeres når man nå har fått et IT-system

Mitt råd til Ad Hoc-organisasjonen vil være å få styr på basisprosessene. Identifiser hva som er ”need to have” og vent med alt som ikke er strengt nødvendig. ”Need to have" kan sagtens ta et års tid å få på plass. En annen viktig ting er å ha en åpen dialog med alle om hvorfor og hvordan man skal støtte prosjektarbeidet med IT, og hvilke forretningsmessige fordeler det gir bedriften. Spesielt er det avgjørende at alle prosjektmedarbeidere forstår viktigheten av tidsregistrering.

2. Prosjektmodell

Neste skritt i vår lille utviklingsmodell er ”Prosjektmodell”. På dette stadiet har bedriften styr på det basiske. Organisasjonen er typisk over 20 stykker og det finnes profesjonelle prosjektledere.

De problemer bedriften jobber med er spørgsmål som:

• Hvordan kan man styre bedriften med nøkkeltall?
• Har prosjektlederne de tallene de trenger?
• Hvordan skaper vi brukbare feedbacksystemer mellom prosjektdeltakere og prosjektleder?
• Hvordan støtter vi en bestemt prosjektmodell med IT?

Fokus vil her være på ensretning og optimering av prosjektarbeidet og prosjektrapporteringen. Der hvor vi typisk ser at Prosjektmodellbedrifter kan få størst verdi fra IT er:

• Ved å låse en prosjektmodell fast
• Ressursstyring
• Ved at prosjektlederne fakturerer og kan styre kontraktformer og betalingsplaner

De fallgruvene vi ofte møter på dette nivået er:

• En alt for ambisiøs plan for nøkkeltall – bedriften velger for mange og for komplekse nøkkeltall
• Bedriften finner opp sin egen prosjektmodell, selv om en standardmodell ofte kunne fungere fint
• For mye teori, for lite reel implementering (ringpermer med prosjektmodellen som står og samler støv)

Rådet til bedrifter på dette nivået er igjen å unngå å bli for ambisiøse, men heller ta en prosess av gangen. Overvei om det ikke kan brukes en standard prosjektmodell. Og, nøkkeltall er et effektivt verktøy på dette nivået, fordi bedriften nå er av en størrelse hvor tingene går så raskt og kan være vanskelig å overskue for lederen. Nøkkeltall kan være utrolig gode til å rette medarbeiderens aktiviteter inn til bedriftens strategi.

3. Excellence

Tredje og siste skritt i vår modenhetsmodell kaller vi Excellence. Dette nivået er bedriften med sertifiserte prosjektledere, prosjektsjef og som har implementert prosjektporteføljestyring eller programstyring.

De typiske spørsmålene eller problematikkene vi møter i denne gruppen er:

• Hvordan styrer vi pågående arbeid?
• Hvordan lager vi en benchmarking-modell mellom prosjektene?
• Hvordan kan vi styre en prosjektportefølje uten at vi belaster prosjektledere med ytterligere papirarbeid?
• Styring av ETC (Estimate to Completion) og EAC (Estimate at Completion)?

Det sentrale element på dette nivået er at nå smelter prosjektavviklingens økonomistyring helt sammen med økonomiavdelingens. Utover dette fokuseres det løpende på budsjetter og forventninger og på alle nivåer i organisasjonen rapporteres det på fremdrift og forventet avlevering.

Fokuset er på de tverrgående samordningene og fordi det basiske er på plass kan bedriften arbeide med optimering og disiplinering.

Vi opplever spesielt at bedriftene på dette nivået kan få stor verdi ut av:

• Porteføljestyring
• EVM/ inntektsføring av pågående arbeid
• Prosjektbenchmarking

Men her blir bildet ikke så klart som hos spesielt Ad Hoc, hvor det oftest er de samme problemene som går igjen og igjen.

Det er selvfølgelig mange potensielle utfordringer og fallgruver på dette nivået, men det vi typisk møter er:

• At prosjektavdelingen og økonomiavdelingen ikke snakker samme språk og kanskje syntes det er vanskelig å samarbeide
• Samarbeidet mellom forskjellige forretningsområder halter
• At bedrifter finner opp egne IT – systemer til å støtte egne prosesser, selv om det kanskje var smartere å benytte standardprosesser

Hvordan ligger dere an?

Så det er vår lille modell til prosjektmodenhet. Igjen, poenget er simpelthen å støtte at prosjektstyringen via IT skjer på et nivå hvor bedriften kan følge med. TimeLog Project har funskjoner til alle prosesser, jeg nevnte ovenfor, og det er selvfølgelig stor forskjell på hvilke prosesser de enkelte bedriftene drar størst verdi av å automatisere.

Det høres kanskje ut som et simpelt poeng, men jeg er sikker på at det er her mange IT-prosjekter kan gå galt.