Ny fakturamodul lansert i desember
Mange kunder har etterspurt en grundigere og mer brukervennlig støtte for faktureringsprosessene i prosjektfirma. Den 4. desember lanserte vi TimeLog Project 5.0 som inneholdt en helt nyutviklet økonomi- og faktureringsmodul.
Det er en utfordring å fakturere og styre økonomien på store fastprisprosjekter. Det er en kompleks prosess, og krever ofte opplysninger om betalingsplaner, leveranseplaner, tidsregistrering, prosjektledergodkjenning, og dessuten viten om et prosjekts ferdigstillelse.
I tillegg er IT-prosjekter ofte sammensatt av leveranser på både fastpris og ekstra ytelser på forbrukt tid. TimeLogs utviklingsavdeling har de seneste seks månedene jobbet på å møte disse behovene – og resultatet er TimeLog Project 5.0.
Den nye versjonen introduserte en komplett nyutviklet utgave av fakturamodulen og forbedringer av prosjekt og kundemodulen.
Få et realistisk bilde av verditilveksten på fastprisprosjekter
Et av målene med den nye fakturamodulen har vært å understøtte en effektiv og økonomidrevet inndatering og rapportering av prosjektframdriften på fastprisprosjekter. I mange prosjektorganisasjoner er det en stor utfordring å følge opp på økonomien på fastprisprosjekter, og spesielt vanskelig er det å fastsette verdien av igangværende arbeid på månedsbasis.
TimeLog Project 5.0 genererer en automatisk verdi for utført arbeid ut fra et prosjekts budsjett og framdrift. Det er alltid mulig for en prosjektleder å overskrive forslaget, men dette sparer likevel prosjektlederne for mange manuelle utregninger. Dette sikrer dessuten at økonomiavdelingen alltid har en oppdatert oversikt over nøkkeltallene i regnskapet:
"Den nye versjonen av TimeLog Project sier tidlig fra når et prosjekt er i ferd med å spore av. Dette forhindrer situasjoner hvor du løper tørr for verdi mot slutten av et prosjekt. Firma som kjører lengre fast pris prosjekter bruker ofte produksjonsprinsippet. Dette betyr at omsetningen fra et prosjekt ikke blir bokført i det man fakturerer, men i stedet for blir prosjektet bokført månedsvis på bakgrunn av framdriften. Dermed følger verditilveksten prosjektets framdrift, noe som betyr at tap tas når de skjer, og ikke mot slutten av prosjektperioden.
Den nye faktureringsmodulen støtter denne metoden, og gir et realistisk bilde av en utført jobbs verdi. Dermed unngår man bølgetopper og -daler i inntektene." forteller Christoffer Lanstorp, temaleder for R&D, og ansvarlig for den nye faktureringsmodulen. Den økonomiske styringen av større fastprisprosjekter kan være en utfordring, men med TimeLog 5.0 blir det en enkel og kontrollerbar handling.
En styrkning av det daglige flowet
En annen målsetting med TimeLog Project 5.0 har vært å gi et verktøy til styring av ytelser og prosjektrater som ligger klar til fakturering. Dessuten har vi jobbet på å understøtte daglig kommunikasjon mellom prosjektledere og økonomiavdelingen om disse opplysningene. Det er nå mulig for prosjektledere å oppsette faktureringsavhengigheter i et prosjekts betalingsplan, og økonomiavdelingen kan, mens man fakturerer og bokfører, få en oversikt over om prosjektlederen har meldt en prosjektfase, leveranse eller rate klar til fakturering. For økonomiavdelingen vil en effektiv og presis bokføring av leveranser og en automatisert beregning av igangværende arbeid spare mye tid, og dessuten minimere risikoen for at en omsetning blir oversett.
Kombiner ratebetaling og faser på forbrukt tid
"Den nye faktureringsmodulen er en del av standardutviklingen, og gjør det mulig for kundene våre å kombinere flere betalingsmodeller i et og samme prosjekt. For hver prosjektfase i prosjektet kan brukere velge om fasen er den del av prosjektets overordnede kontrakt eller en ekstra ytelse på fastpris/forbrukt tid. Dermed får man full fleksibilitet i oppsettet av betalingsplaner, noe som passer bra til mange større IT-prosjekter hvor prosjektet kjører på fast pris, men hvor for eksempel implementeringen og den etterfølgende supporten kjører på forbrukt tid", forklarer Christoffer Lanstorp.
I forlengelse av lanseringen av TimeLog Project 5.0 avholdt vi den 4. Desember et release seminar i København. Her introduserte vi den nye versjonen og våre tanker om økonomisk prosjektstyring. Dessuten fikk kundene våre mulighet for å utveksle erfaringer og ideer med hverandre og TimeLogs medarbeidere.
