Logg av Outlook og utrett mer
9 tips til bedre e-postdisiplin.
Produktivitet handler om mange ting. Hos TimeLog handler produktivitet normalt om å fakturere mer, ta problemene fortløpende og komme sikkert og enkelt gjennom de administrative prosessene.
Men produktivitet handler også om å få kontroll over sin egen hverdag. Noe av det vi bruker og sløser mest tid på et typisk norsk kontor er e-poster. For et par år siden var jeg så irritert over e-poster at jeg lagde et par regler for min egen bruk av e-post.
Siden da (og sikkert også lenge før) er InboxZero og tilsvarende ”administrer e-postene dine”-metoder blitt promotert pent mye.
I forhold til Inbox Zero syntes jeg man skal gå mer radikalt til verks, så her kommer mine bud på en mer effektiv arbeidsdag. Det er sikkert noen som er lodrett uenig med de følgende regler – feel free to disagree.
1. Logg av din e-postkonto
Skal du ha noe som helst gjort som krever mer enn fem minutters oppmerksomhet – skrive tekster, fakturere, programmere, lage tilbud – så logg av Outlook, eller hvilken konto du bruker. Med mindre du er CEO for et børsnotert selskap, børsmegler eller sikkerhetsekspert, så kommer det neppe noen eposter som er så vigtige at de ikke kan vente en time eller to. (Faktisk er jeg ganske sikker på at CEO’er for børsnoterte selskaper bestemmer selv når de vil forstyrres.
2. Fjern alle ”Nye e-poster” varslinger
Det neste du gjør er å fjerne alle pop-ups, ny epost-lyd og tall som viser hvor mange uleste eposter det er i innboksen din. Det er støy som tager bort oppmerksomheten din. Det er du som bestemmer når du skal lese epostene dine.
3. Slett eposter
Når man så er i gang med å lese eposter, så sørg alltid for å slette alle eposter som du vet du ikke får bruk for igjen. Det sparer mye tid til senere når man skal finne igjen gamle eposter. Alle eposter om dagens tilbud i kantinen, kjedelige nyhetsbrev, ”jeg har lest din epost”-epost, ”hvem kommer på fredagpils”-epost osv. Slett de når de er lest.
4. Besvar e-poster med det samme
Unngå de mange merkelige systemene med å markere e-poster som du vil besvare senere. Hvis du ikke har tid til å besvare e-postene så la være med å sjekke e-postene. Det er selvfølgelig unntak for denne regelen, men unngå å sjekke e-poster hvis du reelt ikke har tid til å besvare de.
5. Start ikke dagen med å sjekke e-postene
Start dagen med å legge en plan for hva du vil oppnå i dag. Hvis man starter med å sjekke eposter før man har fått seg en kopp kaffe og satt seg noen mål for dagen, så ender man ofte med at de innkommende e-postene bestemmer dagsorden. Det kortsiktige får fokus og man glemmer kanskje det som i virkeligheten er viktigst.
6. Meld deg av nyhetsbrevene
Jeg liker nyhetsbrevene godt. Og melder meg på en god del av de. Jeg får til og med lest noen av de. Til gjengjeld er det en god del jeg ikke får lest. Og da gjelder det å melde seg av de så fort som mulig.
7. Skriv kort
Korte e-poster er bedre enn lange.
8. Bruk ”FYI”, ”Spam”, eller ”Til orientering”
Ved å starte en e-post med ”Til Orientering”, så vet mottakeren at dette ikke er den viktigste e-posten i verden. Dette gjør at hun bare kan skimme gjennom mailen og kun lese den grundig hvis hun vurderer det som viktig. En variant av dette er linker til morsomme videoer og tilsvarende. Fint med meg, men skriv "Spam" eller tilsvarende i tittelen, så mottakeren vet at hun kan ignorere e-posten hvis hun har det travelt.
9. Bruk CC og veldig gjerne BCC
Jeg elsker å være orientert. En av de enkleste måtene du kan orientere dine kollegaer om hva som skjer i firmaet er å bruke CC og BBC i utpreget grad. Det er klart at dette er med til å fylle mailboksen opp, men npr man ser en e-post fra en kollega til en helt annen person, så vet man godt at det er "til orienterings"-e-post. Jeg er sikker på at ledelser med en høy grad av BBC's internt er et uttrykk for at ledelsen samarbeider godt sammen.
