Hvordan får jeg de ansatte til å registrere tid?

Det er en av de største utfordringene organisasjoner står overfor når de vil innføre et tidsregistreringssystem for første gang, da mange ser tidsregistreringene som en ekstra byrde.

For noen ansatte føles tidsregistreringene som overvåking og de syntes det er ubehagelig at lederen kan følge med i hva de gjør og eksakt hvor lange arbeidsdager de registrerer. Det er spesielt vanskelig å innføre tidsregistrering i en bedrift som aldri har tidsregistrert før, da det krever disiplin for å få gjort det riktig og til tiden. Derfor er det viktig at lederne kommuniserer formålet med tidsregistreringen ut til alle i organisasjonen så det dannes en felles forståelse av hvorfor det er viktig.

Men hvis man virkelig vil ha suksess med tidsregistreringen er det viktigste aspektet at de ansatte får svar på spørsmålet:

“What’s in it for me?”

Før dette spørsmålet blir besvart er det vanskelig å håndheve daglige tidsregistreringer uten å skulle bruke masse tid på oppfølging og påminnelser, som verken er særlig morsomt for lederen eller medarbeideren.

Hva som motiverer den enkelte til en regelmessig tidsregistrering er forskjellig fra person til person. Hvilken motivasjon som fungerer for den enkelte avhenger særlig av rollen i organisasjonen og den ansattes psykologiske profil. For eksempel reagerer prosjektledere oftest på at de kan bedre holde styr på prosjektene deres, mens prosjektmedarbeiderne reagerer på at de kan bruke tidsregistreringene til å dokumentere overfor lederen hvorfor de ikke kunne nå en deadline.

Her er noen argumenter i forhold til forskjellige motivasjonsfaktorer som vi støter på gjennom hele tiden og som kan hjelpe med å svare på spørsmålet ”what’s in it for me”:

Det økonomiske argumentet

Tidsregistreringene sikrer at alle timer på kundene blir registrert, det skaper flere fakturerbare timer som dermed skaper større omsetning. Et resultat av dette er en økt profitabel bedrift og jo flere penger som tjenes, jo større er sjansen for vekst og dermed ingen nedskjæringer noe som gir personlige fordeler for alle.

Det personlige argumentet

Tidsregistreringene kan brukes som verktøy i en MUS/PU samtale mellom den enkelte medarbeideren og lederen. Det kan være ytterst brukbar informasjon, da det kan hjelpe til å sette noen personlige mål samt til å redegjøre for en evt. for stor arbeidsmengde. Dermed motiveres de ansatte til å utføre tidsregistreringene, da det ikke lenge kun er prosjekt- og avdelingsledere som får nytte av dem. De kan plutselig gi en nøyaktig dokumentasjon på hvorfor de ikke kan nå de oppgavene de skal hvis det hele tiden kommer oppgaver inn fra siden som må løses. Dermed kan tidsregistrering være med på å forbedre den enkeltes hverdag.

Det serviceorienterte argumentet

Ved å få oversikt over hvor lang tid det er brukt på de enkelte oppgavene har organisasjonen mulighet for å justere prosjektplanen fortløpende og ha en fornuftig dialog med kunden om hvorfor en deadline for eksempel ikke kan nås til tiden. Det kan fanges opp og til og med unngås i oppløpet så prosjektet ikke avleveres til en sur kunde som ikke har lyst til å handle med dere igjen.

Det prosjektøkonomiske argumentet

Med tiden blir det mulig å få oversikt over fastprisprosjektene. Er prosjektene lønnsomme eller ikke? Dermed er det belegg for å justere tilbud på lignende prosjekter så det ikke tapes penger på prosjektene. I tillegg kan man også raskt se hvilke kunder som er de mest profitable for forretningen. Oftest overrasker det hvilke kunder som gir det høyeste dekningsbidraget.

Det analytiske argumentet

Hva bruker bedriften tid på? Er det på de riktige prosjektene eller forretningsområdne i forhold til strategien, eller brukes det for mye tid på administrasjonen? Tidsregistreringen kan være med på å flytte en bedrift fra å være administrerende og analyserende til å bli mer effektive, noe alle i bedriften drar fordel av.

- og her er TimeLog selv et godt eksempel. Da vi for ca. ett år siden begynte å analysere mer strategisk på tidsforbruket vårt fant vi ut av at vi skulle endre noen arbeidsoppgaver og bruke mindre tid på administrasjonen. Det har siden da lyktes oss å få endret mange av utfordringene vi sto overfor, og vi kan nå hele tiden følge med på om vi er på rett spor eller om vi er faller tilbake i det gamle.

Har du noen gode argumenter eller råd som du vil dele så vil vi veldig gjerne høre de.