Gjør klar til år 2011

Hvert årsskifte gir muligheten til en oppsummering av året som har passert, samt forberedelser til det nye.

Sett fra TimeLog Projects side er det noen områder som kanskje må justeres.

• Skal timesatser og kjøresatser reguleres?
• Er firmaets helligdagskalender oppdatert, så fleksi- og ferieberegningene stemmer?
• Skal fleksiregnskapet justeres og feriesaldoen til medarbeidere på utenlandske kontoer avstemmes?
• Skal det opprettes nye generelle prosjekter til det interne arbeidet i virksomheten?

Timesatser

TimeLog Project arbeider med to typer timesatser:

Timepriser; benyttes ved fakturering av medarbeidernes tidsregistreringer på de enkelte kundeprosjekter.

TimeLog opererer med standard timepriser og kundespesifikke timepriser som skal redigeres enkeltvis.

Kostnader; oppgir utgiften som den enkelte medarbeider påfører prosjektene hver gang det registreres en time.

Alle timesatser (Timepris og Kostnader) reguleres av systemadministrator i Systemadministrasjonen under overskriften Økonomi/fakturering hvor oppsettet til den enkelte medarbeider oppdateres automatisk.

Man skal dog være oppmerksom på at alle endringer er aktive med en gang man har klikket på oppdater, og vil da bli benyttet på alle påfølgende tidsregistreringer. Det kan derfor være nødvendig å vente med å endre timesatsene til etter 1. januar og eventuelt benytte ledelsesrapporten Juster timepriser til å oppdatere allokerte og evt. påfølgende registrerte timer.

Det vil også være en god ide å lukke hele regnskapsåret 2010 for tidsregistrering under Systemadministrasjon -> Regnskapsperioder. Dette medfører at alle ukers tidsregistreringer i 2010 låses og det vil ikke lenger være mulig å endre eller tilføye nye tidsregistreringer. Hermed kan år 2010 gjøres opp uten at økonomien til diverse prosjekter endres i løpet av år 2011.

Se eventuelt brukerveiledningen K2 Oppsett av timepriser.

Kjøresatser

Nye kjøresatser for medarbeidernes kjørte kilometer opprettes i Systemadministrasjon – Kjøresatser.

Om det skal benyttes en annen kjørestatus ved fakturering av kunder, skal ”Eksterne kjøresatser” aktiveres under reiseutgifter og innkjøp/utgift i systemadministrasjonen -> Generelle innstillinger .

Se eventuelt brukerveiledningen K3 Oppsett av kjøresatser.

Helligdagskalender

TimeLogs systemadministrator skal sikre at den kommende års helligdagskalender(e) er oppdatert med det kommende års helligdager og eventuelt firmaets stengte dager.

En oppdatert helligdagskalender sikrer at fleksiberegningen og ferieregnskapet beregnes korrekt.

Se eventuelt brukerveiledningen E10 Rettelse av helligdagskalender.

Fleksi- og ferieregnskap

Mange virksomheter operer med at et maksimalt antall timer kan overføres til neste periode, det vil derfor være behov for å justere de aktuelle lønnkodene.

Medarbeidere som er ansatt på utenlandske kontorer benytter muligens et annet ferieår enn Danmark og skal evt. få lagt til den opptjente ferien til det kommende ferieåret.

Benytt ledelsesrapporten Administrasjon av Fleksi/Ferie/Fravær til disse justeringer.

Se eventuelt brukerveiledningen I08 Nullstilling og justering av medarbeideres lønnkodesaldo.

Generelle prosjekter

De fleste virksomheter benytter generelle prosjekter til å registrere arbeid på interne driftsoppgaver.

Hvis de eksisterende prosjekter ikke skal fortsette i det nye året, kan man med fordel opprette nye prosjekter på basis av de gamle prosjekter. Hermed unngår man å opprette faser og allokere medarbeiderne på nytt.

Velg Nytt prosjekt i prosjektadministrasjonen og velg det eksisterende prosjekt i menyen øverst i høyre hjørne. Hvis de allokerte medarbeiderne og deres allokeringer skal bli tatt med i opprettelsen, markeres de aktuelle feltene før opprettelsen.

Med disse justeringene skal dere nok komme godt inn i det nye året med TimeLog Project.